Gestion des GTIN rendue facile

Des informations relatives aux produits précises, fiables et numériques sont indispensables dans le commerce en réseau de notre époque. Au moins c’est ce qu’on pourrait penser, mais c’est loin d’être le cas. La récente enquête de l’École supérieure d’économie de Zurich (HWZ) indique que le degré de maturité numérique des petites et moyennes entreprises n’augmente que lentement. 85 % des PME suisses interrogées appartiennent selon l’étude aux «dinosaures numériques».

Pas de plan et un manque de connaissances techniques
Beaucoup de potentiel est inutilisé par manque de ressources. Les PME en particulier n’ont souvent ni le temps ni les ressources financières ou les connaissances techniques pour s’occuper de la numérisation. 54 % n’ont aucune stratégie pour la transformation numérique, 71 % ne prévoient pas de stratégie numérique dans les deux prochaines années et 67 % n’utilisent aucun logiciel de gestion du personnel pour la gestion des employés et des congés ainsi que pour la comptabilité des salaires. Et même les données de base et les listes d’articles sont encore gérées à la main et sur papier.

Votre entreprise fonctionne aussi comme cela? Alors vous aurez besoin à l’avenir du GTIN Registry de GS1 Switzerland. Avec cet outil en ligne, la gestion des numéros d’articles est un jeu d’enfant et il vous facilite vos premiers pas dans le monde numérique. Vous vous rappelez certaine- ment pourquoi vous aviez cherché à prendre contact avec GS1 Switzerland à l’époque. Non? Nous, nous le savons. «J’ai besoin d’un code-barres pour mes produits, que dois-je faire?»

Théorie et mise en oeuvre
Un code-barres est un support de données composé d’espaces et de barres parallèles de largeur différente. Le motif optique permet de représenter des données qui seront lues par une machine. Dans la plupart des cas, la question ci-dessus porte sur un code-barres EAN-13. Dans ce code-barres est représenté le numéro d’identification à 13 chiffres GTIN (Global Trade Item Number) de GS1. Le GTIN est créé à partir du numéro de base GCP (Global Company Prefix) de GS1, d’un numéro d’article continu et d’un chiffre de contrôle à calculer.

La gestion ou bien la documentation systématique de l’attribution du GTIN à différents articles est de la responsabilité de l’entreprise qui fabrique et distribue un produit sous sa marque. Ainsi, au fil des ans, d’innombrables GTIN sont attribués dans une entreprise, pour chaque sorte, chaque contenant et pour chaque niveau d’emballage un numéro. Mais la mise en oeuvre des souhaits du consommateur d’une multitude de produits augmente également le nombre de GTIN. Ainsi les petites entreprises et les entreprises en démarrage perdent souvent la vue d’ensemble, quels GTIN ont déjà été attribués et lesquels sont encore disponibles.

Dans le commerce, le GTIN numéro sert de clé d’accès aux informations déposées dans des banques de données comme le nom de l’article, les photos, les dimensions, le poids, le pays d’origine, les groupes de marchandises, les conditions ainsi que les autres propriétés spécifiques et immuables qui peuvent être attribuées au produit. Les systèmes de gestion des marchandises ou les banques de données propres sont rares ou peu utilisés dans les petites et moyennes entreprises. C’est pourquoi les données de base et les listes d’articles sont souvent entretenues à la main sur fichiers Excel et même sur papier. Le risque d’erreurs de tels systèmes de gestion des données est important. Le GTIN a-t-il déjà été attribué à un produit? Le chiffre de contrôle a-t-il été bien calculé? Quel est le GTIN disponible suivant? Et last but not least: qui me fournit le code-barres EAN-13 correspondant?

Le GTIN Registry
Pour soulager les petites et moyennes entreprises de ces défis, GS1 Switzerland a développé le GTIN Registry. Le portail est disponible pour tous les membres avec utilisation du système. La plateforme basée sur Internet réunit la gestion des GTIN, le calcul du chiffre de contrôle et elle crée simultanément le code-barres correspondant dans la taille et la résolution choisies. Les numéros d’identification de GS1 sont enregistrés et gérés de manière centralisée sur un serveur sur le portail protégé par un mot de passe.

Et voici comment cela fonctionne. Après la connexion apparaît une vue d’ensemble avec les derniers GTIN utilisés et les données de base de l’entreprise. Par la fonction Certificat GCP, l’utilisateur peut faire confirmer automatiquement que l’entreprise est le propriétaire légal du numéro de base (GCP). Par la fonction GTIN, il arrive dans la gestion des GTIN.

Si un nouveau GTIN est nécessaire, le système propose automatiquement le numéro d’identification libre suivant dans la série de GCP attribuée. Les utilisateurs n’ont plus besoin de se soucier du chiffre de contrôle correct, qui sera calculé automatiquement. Si le numéro continu suivant n’est pas enregistré dans le système, il peut être écrasé. Il sera alors vérifié qu’aucun GTIN déjà attribué ne sera créé, une double attribution de GTIN est ainsi exclue. Puis les données de base sont saisies.

Des champs de données comme la description de l’article, la langue, la quantité nette, et le poids brut, le nom de la marque, le propriétaire de la marque, les dimensions du produit et l’unité de masse sont disponibles. Pour visualiser le produit, une photo adaptée du produit peut être téléchargée. Par la fonction Créer un GTIN, l’article est enregistré avec ses attributs. Les données de base ainsi saisies peuvent être imprimées sous forme de fiches de données de base par la fonction Impression, ou bien enregistrées sur l’ordinateur local sous forme de fichier PDF.

Ensuite l’utilisateur peut créer le codebarres en tenant compte de la résolution et du facteur de grossissement souhaité, et l’exporter dans les formats graphiques courants. Les codes-barres créés correspondent ainsi aux directives internationales de GS1. La fonction Export permet de transmettre les articles individuellement ou ensemble sous forme de fichier Excel ou CSV. Les données de base valent de l’or. Elles simplifient de nombreux processus logistiques. Outre les données sur les emballages des produits ou sur les rayons de vente, les données de base jouent un rôle de plus en plus important sur Internet. Le GTIN Registry vous permet de gérer vos données de base d’articles avec rapidité et simplicité.

Marco Schwarzenbach

GTIN Registry
Portail multilingue en ligne pour la gestion des GTIN avec création de code-barres incluse. Seule condition préalable: affiliation à GS1 Switzerland. En cas de questions, veuillez vous adresser à:

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Marco Schwarzenbach
Consultant GS1 System
Monbijoustrasse 68
CH-3007 Berne

+41 (0)58 800 72 62
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