Mit Plan zum logistischen Erfolg
Jede Produktion der technology and production center switzerland ag (tpc) stützt sich auf einen klaren Ablaufplan. Denn eine Sendepause kann sich der Hauptkunde, das Schweizer Radio und Fernsehen (SRF), nicht leisten.
(as) Als unabhängige Tochtergesellschaft der SRG SSR übernimmt die in Zürich ansässige tpc switzerland ag die Produktion und Technik von Fernsehen, Radio und Multimedia für SRF. Menschen und Material müssen dabei just-in-time vor Ort sein. Das gilt für alle Produktionsanlässe von tpc, ganz egal ob es der Samschtig-Jass in Haslen im Appenzell oder die Grossproduktion SwissAward im Zürcher Hallenstadion ist.
Und so fährt nur ein kleiner Tross nach Haslen, während mehr als 20 Sattelschlepper in Richtung Hallenstadion rollen. Die Live-Veranstaltungen sind technisch anspruchsvoll und stellen hohe Anforderungen an Logistik, Material und Personal. Beim Klassiker des Ski-Weltcups 2011/12, dem Abfahrtsrennen am Lauberhorn, standen drei Aufnahmefahrzeuge und 85 tpc-Mitarbeitende im Einsatz. 48 Tonnen Material, 23 Kameras und mehr als elf Kilometer Glasfaserkabel wurden zwischen Start und Ziel montiert.
Die komplexe Produktionslogistik von tpc funktioniert dabei reibungslos. Deshalb wurde sie Ende 2011 von GS1 Schweiz mit dem «Swiss Logistics Public Award» ausgezeichnet. tpc erhielt den Preis als Anerkennung für das «ausgeklügelte logistische Handling bei Live-Produktionen». Die Jury betonte: «tpc bringt bei jedem Auftrag – vom internationalen Grossereignis bis hin zum regionalen Sport-, Kultur- oder Wirtschaftsanlass – die geeignete Ausrüstung und die passende Crew zum Einsatz und liefert erstklassige Bilder sowie Top-Tonqualität in die Wohnzimmer von Herrn und Frau Schweizer.»
Am Anfang steht eine Rekognoszierung
Herbert Maag, Leiter Bühnentechnik, schildert die Abläufe, welche tpc diese Zuverlässigkeit erlauben: Jede neue Produktion startet mit einem Rekognoszierungsbericht. Dazu kommen die Personen aus den verschiedenen voraussichtlich beteiligten Abteilungen (Bühne, Licht, Ton, Bild usw.) von tpc mit den Vertretern von SRF am Veranstaltungsort zusammen und definieren, welche Einrichtungen jeweils aus ihrer Sicht notwendig sind. Dabei geht es nicht nur um Bühnenkonstruktion und Dekoration der Szenerie, sondern auch um die Lichtverhältnisse. Ferner planen das Kamera- und das Tonteam anhand der SRF-Vorgaben ihre Positionen und Produktionsmittel. SRF informiert über die gewünschte Gestaltung und die Abläufe während der Sendung. An dieser Diskussions- und Vorplanungsrunde vor Ort nehmen jeweils zwischen acht und 15 Personen teil. Anschliessend erstellt der jeweils zuständige Projektleiter den ersten Rekognoszierungsbericht, kurz Rekto-Protokoll genannt.
Im Rahmen solcher Treffen erfährt Maag beispielsweise, dass er neben dem Grundgerüst für die Beleuchtung auch einige Garderoben und eine Strassenüberführung für Kabel einrichten soll. Die weitere detaillierte Planung dieser Aufträge bezüglich notwendiger Personal- und Materialressourcen liegt dann in seiner Verantwortung. Maags Leute werden das Grundgerüst für die Beleuchtung aufbauen. Wenn dann die Lichttechniker am Ort eintreffen, können sie sogleich mit der Montage von Scheinwerfern und der Stromverteilung auf das fertige Grundgerüst starten. Bei der Planung der Arbeiten muss Maag deshalb auch angeben, wie lange die einzelnen Schritte voraussichtlich dauern werden.
Zunächst enthält das Reko-Protokoll auch noch keine Namen von Mitarbeitenden. Die Zuweisung des Personals erledigt die jeweilige Abteilungsleitung in Zusammenarbeit mit der eigenen Disposition. Damit wird sichergestellt, dass vor Ort die notwendige fachliche Kompetenz vorhanden ist. Maag entscheidet hier mit, ob Bühnentechniker genügen oder ob auch ein Vorarbeiter/Meister mitgeschickt werden muss. Die so gewonnenen Daten leitet er – ebenso wie alle anderen Abteilungsverantwortlichen – an den Projektleiter weiter, der daraus den Ablaufplan erstellt.
Es ist genau definiert, wer wann was mit welcher Ausrüstung tut
Der Ablaufplan ist der praxistaugliche Koordinationsplan, denn hier wird genau definiert, wer was wann und wo zu tun hat. Alles benötigte Material ist stückweise aufgeführt. Insbesondere geht aus ihm auch die zeitliche Abfolge der von den einzelnen Beteiligten auszuführenden Vorgänge hervor. Aus der festgelegten Abfolge der Transportfahrten wird auch ersichtlich, ob allenfalls Nacht- oder Sonntagsfahrbewilligungen für Fremdtransporte eingeholt werden müssen. Ferner beinhaltet der Ablaufplan ein Briefing zur Sicherheit vor Ort. Dabei steht die Sicherheit der Mitarbeitenden im Vordergrund. Allerdings prüft Maag auch, ob nach dem Aufbau die notwendigen Fluchtwege offen sind und bei Bedarf auch eine stromausfallsichere Fluchtwegsignalisation vorhanden ist.
Nun startet der Ablaufplan beispielsweise mit der Vorgabe der Materialvorbereitung und des Einladens. Ein Bühnenmeister und ein Techniker laden die notwendigen Werkzeuge und Gegenstände, wie etwa Palettenrollis für den späteren Materialtransport, ein und starten als Vorhut zum Produktionsort. Dafür genügt in der Regel ein kleineres Fahrzeug aus dem tpc-Fuhrpark. Dieser umfasst 100 Fahrzeuge jeglicher Grösse: vom Pkw bis hin zum Sattelschlepper. Bei Grossproduktionen werden zusätzlich externe Speditionsunternehmen mit den umfangreichen Transporten beauftragt.
Am Produktionsort ist in der Regel nur eine geringe Lagerfläche vorhanden. Deshalb wird nicht alles Material auf einmal angefahren und abgeladen. Die zeitliche Abfolge der Transporte muss also genau geplant werden. Ziel dabei ist laut Maag, dass das abgeladene Material möglichst rasch verbaut werden kann. So legen seine Leute zunächst die Bodenplatten und montieren darauf dann das Lichtgerüst. Anschliessend kommen die Beleuchter und bringen ihre Scheinwerfer an. «Man ist nicht allein auf dem Platz», stellt Maag fest. Diese Koordination braucht es auch beim Abbau. Zuerst werden die Bühnenaufbauten demontiert, um anschliessend den Platz für den Lichtabbau wieder frei zu haben. Schliesslich sind es Maags Leute, die meist als Letzte gehen und noch dafür sorgen, dass der Platz sauber zurückbleibt.
Eingespielte Abläufe
Die Abläufe sind dabei gut eingespielt. Insbesondere herrscht auch zwischen den einzelnen Abteilungen am Produktionsset ein anständiger Umgangston, auch wenn es gelegentlich etwas zu kritisieren gibt. «Externe wundern sich schon, wie ruhig bei uns alles abläuft », meint Maag. Bei Problemen müsse man Abstand nehmen, Prioritäten setzen, die Dinge neu beurteilen und koordinieren. «Konflikte lösen sich rasch wieder, wenn jemand den Überblick bewahrt und aus dieser Warte heraus entscheidet», sagt er. Nach grossen Anlässen findet auch ein formelles Debriefing statt. Anhand der Rückmeldungen gelingt es, einmal als problematisch empfundene Situationen in Zukunft zu vermeiden.
Für die gesamte Ressourcenplanung wird die Software «ScheduALL» genutzt. Die dort erfassten Daten zu Einsatzstunden und Material können später direkt ins SAP-ERP-Programm von tpc überspielt werden und fliessen so ins Abrechnungssystem ein. Sie bilden also die Basis für Offerten und die Abrechnung des Auftrags. tpc ist zu einem grossen Teil für das Schweizer Radio und Fernsehen tätig, produziert aber zum Beispiel im Auftrag der SRG SSR Business Unit Sport auch das Weltsignal für Grossproduktionen wie die Speedrennen von Olympischen Spielen. Als Generalunternehmen bietet tpc seine Leistungen zur Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung von Broadcast- und Video-Produktionen zudem auch in- und ausländischen TVStationen sowie Auftraggebern aus Industrie, Dienstleistung und der öffentlichen Hand an.
Maag ist seit 1983 beim Unternehmen tätig, seit 1990 als Leiter der Bühnentechnik, wo er derzeit die zunehmende Digitalisierung verfolgt. Elektronische Steuerungen erlauben ganz neue Effekte. Deshalb überlegt er sich, künftig auch Personen aus dem elektrotechnischen Bereich zu engagieren. Mit Blick auf das eingekaufte oder angefertigte Material achtet er sehr auf Flexibilität. Das gilt bereits für den Fuhrpark, wo er als Ziel angibt, keine Fixaufbauten auf den Fahrzeugen mehr zu haben. Dahinter steht der Wunsch, mit weniger Fahrzeugen mehr transportieren zu können. Auch fest montierte Scheinwerfer im Studio findet er nicht nützlich. Für ihn ist immer wichtig, dass teure Anschaffungen multifunktional eingesetzt werden können. «Je mehr genormte Dinge, desto besser sind diese einsetzbar», stellt er fest. Aus diesem Grund wurde auch eine erhöhte Bühnenkonstruktion nicht mit einer einmalig angefertigten Festkonstruktion realisiert, sondern mit Layher- Standardgerüsten, die auch bei anderen Produktionen wieder verwendet werden können.
Alexander Saheb