Stammdaten: eine Basis für betriebliche Effizienz und unternehmerischen Erfolg

Im Rahmen von Projekten zur Harmonisierung der Prozesse und deren Unterstützung durch ein zeitgemässes ERP-System haben zwei Kunden ihre Stammdaten inhaltlich überarbeitet und organisatorisch neu ausgerichtet. Viele andere KMU gehen das Thema nicht proaktiv an und werden von Problemen dazu gedrängt. Hanspeter Stöcklin, Senior Management Consultant für Collaborative Supply Chains / ECR bei GS1 Schweiz, berichtet über seine Praxiserfahrungen in Sachen Stammdaten.

GS1 network: Wann werden KMU auf das Thema Stammdaten aufmerksam?
Hanspeter Stöcklin: Sie stossen meistens über punktuelle Probleme auf das Thema, beispielsweise wenn sie Grossverteiler beliefern möchten. Diese verlangen dann ein Transportlabel (SSCC), eine GTIN oder Informationen wie Produktabmessungen, Allergen- und Nährwertinformationen usw. Jetzt stellen die KMU fest, dass sie solche Daten gar nicht oder nicht in ihren Systemen haben, obwohl auf der Führungsebene davon ausgegangen wird, dass die Stammdaten richtig gepflegt erst sind. Die Komplexität und strategische Bedeutung der Stammdaten ist vielen Unternehmensleitungen nicht klar. Ich erlebe sehr oft, dass der Handlungsbedarf nicht vorausschauend erkannt wird.

Stammdaten werden also erst ein Managementthema, wenn es mit ihnen Probleme gibt?
Sie gewinnen rasch an Bedeutung, wenn man mit grossen Kunden Geschäfte machen möchte. Ebenso, wenn ein KMU in Länder mit einer Single- Windows-Lösung exportiert oder der Zoll die Dateneinlieferung in definierten Formaten verlangt und nicht mit einer Excel-Liste zufrieden ist. Als erster Schritt werden die Daten dann in der Regel erst mal in ein Webportal abgetippt. Anschliessend fängt man im KMU an zu überlegen, wie man mit den Daten besser umgehen könnte.

In der Beratungspraxis findet man also Gebastel statt Lösungen und keine Standards?
Viele Artikelstämme wurden aufgebaut, bevor die GS1 Systematik entstand. Die Unternehmen sind mit papiergestützter Stammdatenverwaltung gestartet und haben für den Einkauf, den Verkauf und die Produktion verschiedene Systeme aufgebaut und in Excel fortgeführt. Erst als integrale ITSystemlösungen Einzug hielten, konnte nicht mehr jeder mit seiner eigenen Liste arbeiten. Aber auch heute noch gibt es Firmen, in denen der Produktionsleitstand eine andere Artikelnummer verwendet als der Verkauf.

Vom Papier über Excel zu den GS1 Standards
Das klingt geradezu gefährlich!
Das kann auch gefährlich sein. Kleinere Unternehmen können aber damit umgehen, wenn nicht viele Artikel produziert werden und immer jemand da ist, der die richtigen Kreuzbeziehungen zwischen den verschiedenen Stammdatenquellen herstellen kann. Wenn diese Mitarbeitenden jedoch einmal fehlen, fängt das zeitraubende Suchen an. Im Foodbereich werden die regulatorischen Anforderungen in Bezug auf Rück- und Nachverfolgbarkeit immer grösser, sodass saubere Stammdaten auch strategisch an Bedeutung gewinnen.Wie gross sind die Firmen, auf die solche Aussagen zutreffen? Meistens sind es KMU mit 100 bis 200, manchmal aber auch Firmen mit bis zu 1000 Beschäftigten. Wenn die Produktpalette beispielsweise 500 Artikel umfasst und jeder von ihnen bis zu zehn Fertigungsschritte durchläuft, sind es einige zehntausend Schritte, denen man folgen können muss.

Dann ruft man bei GS1 an für eine Beratung …
Meist erfolgt die Kontaktaufnahme wegen Detailfragen in Bezug auf den Datenaustausch oder die Datenaustausch- Prozesse und nicht, weil man seine Stammdaten neu aufsetzen möchte. Erst in vertiefenden Gesprächen stellt sich dann heraus, dass Prozess- oder Systemvoraussetzungen fehlen und die notwendigen Daten diesen Anforderungen gerecht werden müssen. Da laufen in den Unternehmen gelegentlich noch jahrzehntealte Systeme. An die Artikelnummer wurde einfach noch eine GLN oder GTIN angehängt. Häufig fehlen schlicht die Kapazitäten, um sich mit übergeordneten Entwicklungen auseinanderzusetzen.

Mit Stammdaten wird innerbetrieblich optimiert
Bringen saubere Stammdaten Firmen betriebsintern Vorteile?
Sie eignen sich sehr gut zur Unterstützung von Planungs- und Produktionsprozessen. Wenn eine Firma ihre Rohstoffe bei mehreren Lieferanten bezieht und mit verschiedenen Artikelnummern erfasst, fehlt der Überblick über die verwendeten Gesamtmengen. Eine saubere Stammdatenbasis vergibt nur eine Artikelnummer für jedes Material und summiert alle Lieferungen darunter auf. Akkurate Stammdaten wirken sich nicht nur auf die Produktion, sondern auf alle Bereiche aus. So lassen sich beispielsweise Lagerverschiebungen einfacher verbuchen.

Ein Unternehmen der Lebensmittelindustrie gehört zu den Unternehmen, die sich jüngst der Stammdatenthematik gestellt haben. Was können Sie dazu berichten?
Immer mehr Kunden fragten nach EDI. Bei näherer Betrachtung wurde rasch klar, dass es eine Harmonisierung der Prozesse über das Unternehmen hinweg braucht. Das Management stellte sich die richtige Frage: Wie wollen wir aufgestellt sein, um den künftigen Marktanforderungen zu entsprechen? Immerhin hat die Firma zwei Produktions- und zwei Logistikstandorte und zwei Verkaufsorganisationen, jeweils verantwortlich für mehrere Länder.

Welche Veränderungen sind erfolgt?
In die alte Systemlandschaft waren mehrere Systeme für die Unterstützung unterschiedlichster Aufgaben eingebunden. Der Aufwand für die Datenpflege und den Abgleich der Daten zwischen den Systemen war immens. So mussten Kundendaten in unterschiedlichen Systemen (Verkaufsunterstützung, Lieferung, Debitoren) redundant gepflegt und abgeglichen werden. Im Rahmen des Projekts wurden die Prozesse harmonisiert und ein ERP gewählt, welches alle wesentlichen Prozesse unterstützt und auf eine zentrale Datenbank zurückgreift. Die Daten sind jetzt immer und überall aktuell. Veränderungen werden automatisch nachgeführt.

Jede Abteilung verantwortet ihre Daten selber
Wie sieht der Workflow für die Stammdatenerfassung aus?
Die Erfassung von Stammdaten startet in der Produktentwicklung, wenn erstmals etwas Neues hergestellt wird. Auf Basis des Datensatzes weiss der Einkauf, welche Rohstoffe in welchen Mengen beschafft werden müssen. Die Daten werden auf jeder Stufe ergänzt, anschliessend kontrolliert und freigegeben.

Wie findet die Qualitätssicherung der Daten statt?£
Für die Daten der Rezeptur ist die Produktion verantwortlich, der Einkauf für Lieferantendaten, der Verkauf für Kundendaten. Jede Abteilung ist für ihre Daten verantwortlich und kann die Daten anderer Abteilungen nicht ändern. Die eingegebenen Daten werden zentral von einem Stammdatenteam geprüft und freigegeben.

Hat das Projekt zu spürbaren operativen Verbesserungen geführt?
Insbesondere die Reaktionsgeschwindigkeit bei der Produktrückverfolgung ist massiv kürzer. Mittlerweile kann in weniger als vier Stunden festgestellt werden, aus welcher Charge ein im Verkaufsladen beanstandetes Produkt stammt und wohin Produkte aus dieser Charge noch geliefert wurden. In Deutschland ist dieses Zeitfenster gesetzlich vorgegeben. Früher war das nicht so rasch möglich, zudem waren zahlreiche Mitarbeitende mit dem Datenabgleich beschäftigt. Heute erledigt der Qualitätsmanager die Abfrage fast allein auf Knopfdruck.

Das Sparpotenzial lässt sich sicher sehr genau berechnen!$
Nein, weil meist eine verlässliche Datenbasis für die Erfassung der Ausgangslage fehlt. Es gibt natürlich Einsparungen, wirklich wichtig ist jedoch der Schutz vor einem Reputationsverlust. Gerade im Lebensmittelbereich ist das wichtig, weil sonst schnell einmal die Auslistung bei Grossverteilern droht. Im Verlauf des Projekts liess sich dem Management vor dem Hintergrund der Internationalisierungsstrategie gut vermitteln, dass sich der Aufwand – auch auf Seiten der ITSysteme – lohnt.

Automatisierung ersetzt Handarbeit
Wie viele Datensätze mussten nachbearbeitet werden?
Die Kundenstammdaten umfassten rund 16 000 Datensätze. Davon wurden rund 40 Prozent korrigiert. Pro Stück dauerte das 12 bis 15 Minuten. Zwei Mitarbeitende brauchten etwa sechs Monate dafür. Wenn allerdings Datensätze um neue Felder ergänzt werden müssen, erreicht die Nachbearbeitungsquote 100 Prozent. So war das bei einem anderen Projekt bei einem Händler für Unterhaltungselektronik.

Welche Problemstellung tat sich dabei auf?
Der Händler hatte bis vor einem halben Jahr keine Daten beispielsweise über die Abmessungen seiner Produkte, das heisst den die Logistik betreffenden Teil in den Stammdaten, weil er die Logistik nicht selbst abwickelte, sondern sich seine Produkte vom Lieferanten mittels Streckenbelieferung direkt in die Filiale liefern liess. Infolge der Umstellung auf ein Zentrallager waren dann auf einmal logistische Produktdaten zu Abmessungen, Umkarton oder Palettenvolumen nötig. Die Daten wurden über verschiedene Quellen beschafft. Diese konnten jedoch im konzerneigenen IT-System nicht in der gewünschten Form genutzt werden. Im Rahmen der Ausschreibung des Zentrallagers wurde die fehlende Funktionalität beim Logistikdienstleister beschafft. Durch die Zugehörigkeit zu einem internationalen Konzern wird in absehbarer Zeit ein PIM eingeführt. Allerdings konnte man seitens der Schweizer Gesellschaft nicht darauf warten.

Die IT scheint noch eine Schlüsselstelle für Stammdatenprojekte zu sein?
Viele KMU erneuern ihre IT-Systeme nicht kontinuierlich, sondern disruptiv – also erst, wenn das Ende des Lebenszyklus einer Lösung erreicht ist. Dann stellt sich oft die Frage, wie man aus der alten Datenlandschaft in die neue gelangt.

Wieso ist das so schwierig?
Die Systeme haben sich weiterentwickelt. Heute wird oft nur noch eine einzige Datenbank unterlegt und nicht mehr verschiedene für diverse Anwendungen. Alte Datenbestände liegen in KMU aber oft fragmentiert vor, jede Abteilung hat ihre Daten. Die Harmonisierung und der Transfer auf ein einziges System verursachen dann grossen Aufwand. KMU stehen erstmals vor der grundlegenden Frage, wie sie ihre Daten strukturieren sollen.

GS1 Standards auch für das Internet of Things
Wie kommt eine Firma denn zu einer zukunftsfähigen Stammdatendefinition?
Da braucht es grundsätzliche Überlegungen, mit welchen Prozessen die strategischen Zielsetzungen im Markt erreicht werden. Danach werden die Daten definiert, mit denen diese Prozesse in der gewünschten Qualität und Geschwindigkeit ablaufen können. Die genaue Stammdatendefinition unterscheidet sich natürlich über die Branchen hinweg, auch wenn es einen Kern von Daten gibt, der überall gleich sein wird. Generell lässt sich sagen: Man braucht nicht alle Daten, die man bisher hatte, aber einige, die man bisher nicht hatte.

Warum befassen sich nicht mehr Unternehmen stärker mit dem Thema Stammdaten?
Ich stelle immer wieder fest, dass beispielsweise Unternehmensberatungen für das Thema Stammdaten kaum sensibilisiert sind. Im Rahmen grosser Projekte definieren sie zwar Prozesslandschaften und ERP-Anforderungen, übergehen aber die Stammdaten, da diese Sache der Implementierer und der IT sind. Wir sind mittlerweile in Gesprächen mit verschiedenen grösseren Beratungshäusern, um künftig, wo es sinnvoll ist, beim Thema Stammdaten zusammenarbeiten zu können und sicherzustellen, dass auf die diesbezüglichen Angebote von GS1 hingewiesen wird. Das Gleiche gilt für die Treiber der Entwicklungen rund um das Internet of Things. Für uns steht im Vordergrund, dass man die GS1 Standards bei der Entwicklung neuer, innovativer Lösungen einsetzt und nutzt.

Die Fragen stellten Alexander Saheb und Joachim Heldt.