Spitalapotheke im Umbruch
Barcodes, automatisierte Warenlager und Verpackungssysteme helfen Spitälern, die Patientensicherheit zu verbessern, bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung ihrer Logistik. Rückverfolgbarkeit vom Wareneingang bis ans Patientenbett inklusive.
(sg) Seit Jahrzehnten sind Barcodes aus der Distributionslogistik nicht mehr wegzudenken. Durch Barcodes werden Produkte schnell, effizient und fehlerfrei identifiziert.
Auch im Bereich der Arzneimittel ist das in den Siebzigerjahren eingeführte EAN-System (heute GS1 System) nicht mehr wegzudenken. Für jede moderne Klinik wird eine Ausweitung im Einsatz und in der Automatisierung in Zukunft unabdingbar sein.
Intensive Nutzung in der öffentlichen Apotheke
In den öffentlichen Apotheken werden die Barcodes schon seit vielen Jahren intensiv genutzt. So wird im Wareneingang durch Scannen der Strichcodes die eingehende Ware mit der Bestellung verglichen. Beim Lieferanten aufgetretene Fehler werden somit direkt erkannt. Zusätzlich findet durch den Einsatz von modernen Warenwirtschaftssystemen eine genaue Bestandsführung statt. Bei der Abgabe von Arzneimitteln in der öffentlichen Apotheke werden zur Kontrolle am Verkaufspunkt (Point of Sale) die Barcodes nochmals gescannt. Erst dann werden die Arzneimittel dem Patienten ausgehändigt. In Spitalapotheken werden hingegen Barcodes nur selten umfassend für die Warenlogistik genutzt. Einzelne Apotheken setzen automatische Lager- und Kommissioniersysteme ein, die Barcodes zusätzlich für die Ein- und Auslagerung von Arzneimittelpackungen nutzen.
Zusatzinformationen notwendig
Um Arzneimittel elektronisch erfassen und verwalten zu können, müssen in Zukunft deutlich mehr Informationen in einem Barcode hinterlegt werden. Chargenbezeichnungen und Angaben zum Verfall finden sich bisher nur im Klartext auf der Packung. Diese Informationen müssen von der Apotheke, falls gewünscht, manuell erfasst werden. Dies ist personalintensiv und fehler anfällig. Der GS1 Standard für die Auszeichnung von Arzneimitteln bedeutet hier einen wichtigen Schritt zu mehr Sicherheit und Effizienz in der gesamten Supply Chain. Mit dem Schweizer Pilotprojekt SmartLOG zur Rückverfolgbarkeit von Medikamenten hat die Stiftung RefData einen wichtigen Schritt Gesundheitswesen in Richtung Harmonisierung unternommen. Die kritischen und ineffizienten Prozesse bei der Arzneimitteldistribution im Spital beginnen allerdings erst, wenn die Arzneimittel die Apotheke verlassen haben und auf den Stationen gelagert und verwaltet werden. In diesem Teilbereich der Distributionslogistik wird in vielen Spitälern noch keine Barcode-Technologie zur Verwaltung der Arzneimittel genutzt. Durch die Installation des BoxPicker-Systems zur automatischen Lagerbewirtschaftung von Medikamenten, kombiniert mit einem fahrerlosen Transportsystem für die Distribution, hat sich die Arzneimittellogistik im neu eröffneten Spital in Varese (Italien) nachhaltig geändert. «Wir profi tieren von mehr Komfort und Betreuungsqualität bei gleichzeitiger Steigerung der Sicherheit für unsere Patienten und Mit arbeitenden», erklärt Dr. Walter Bergamaschi, General Manager des Ospedale di Circolo in Varese.
Der optimale Medikationsprozess – die 5 R
Eine zentrale Forderung vieler Experten ist die elektronische Kontrolle der Abgabe von Arzneimitteln direkt am Patienten. Nur so kann gewährleistet werden, dass der richtige Patient das richtige Arzneimittel in der richtigen Dosierung zum richtigen Zeitpunkt über den richtigen Applikationsweg erhält – die sogenannten 5 R. Das Pflegepersonal erfasst den Patienten elektronisch via Barcode am Armband oder RFID. Direkt am Bett, vor der Verabreichung an den Patienten, wird zur Sicherheit jede Medikamenten-Einzeldosis durch Scannen nochmals mit den Patientendaten abgeglichen (Bedside-Scanning). Erst dann dürfen die Arzneimittel verabreicht werden.
Die Umsetzung eines solchen Prozesses für mehr Patientensicherheit stellt viele Spitäler vor neue Herausforderungen. Basis ist eine leistungsfähige IT-Infrastruktur inklusive mobiler Endgeräte für Ärzte und Pflegepersonal. Zudem wird eine umfassende CPOE-Software (Computerized Physician Order Entry) für das gesamte Medikationsmanagement benötigt. Diese Software sollte integrierter Bestandteil des medizinischen Workfl owsystems sein. Darüber hinaus sollten alle Arzneimittel einzeln verpackt und barcodiert sein, damit die Abgabe in Unit-Doses stattfi nden kann.
Lückenlose Rückverfolgbarkeit
Eine sichere und effi ziente Arzneimitteldistribution in Einzeldosen (Unit-Doses) stellt eine Vielzahl neuer und komplexer Anforderungen an die Logistik in der Apotheke und auf den Stationen. Durch die Distribution von Einzeldosen – statt wie bisher ganzen Packungen – vervielfachen sich die Artikeltransaktionen im Spital. Um den Überblick über alle Artikelbewegungen, inklusive Angaben zur Charge und zum Verfalldatum, zu behalten, müssen alle Artikel bewegungen innerhalb des Kranken hauses mittels Barcodes verwaltet werden. Die Einzeldosen sind mit einem Barcode und einer eindeutigen Seriennummer gekennzeichnet. So kann das Lagerverwaltungssystem jede einzelne Dosis im gesamten Prozess vom Wareneingang bis zum Patienten verfolgen und überwachen. In der Spitalapotheke entsteht täglich eine grosse Anzahl an Artikelbewegungen. In einem Klinikum können das weit mehr als 10 000 Lagerbewegungen pro Tag sein. Dieses Volumen ist nur durch den Einsatz von automatisierten Warenlagern möglich. Die einzeln verpackten Arzneimittel können durch das System selbstständig ein- und ausgelagert werden. Auch Retouren lassen sich mit derartigen Automaten effizient verwalten. Die durch nicht gebrauchte Medikamente verursachten Kosten können so spürbar reduziert werden.
Standardverpackungen
Um mit einem solchen vollautomatischen zentralen Warenlager für Einzeldosen arbeiten zu können, sind entsprechende standardisierte Verpackungen notwendig. Diese müssen geometrisch einheitlich sein, und der Aufdruck aller Daten sowie der Strichcodierung muss durchgängig und standardisiert sein. Da dies von den pharmazeutischen Herstellern mindestens in den nächsten fünf bis zehn Jahren nicht zu erwarten ist, wird die Umverpackung noch lange Zeit Aufgabe der Krankenhausapotheke sein. Dies ist jedoch kein Nachteil, da durch die eigene Produktion von Einzeldosen (Umverpackungen) die Krankenhausapotheke vom Lieferanten unabhängig bleibt. Auch die Integration der im Ausland produzierten Arzneimittel, die andere Verpackungsstandards aufweisen, ist somit problemlos möglich.
Bei den Umverpackungen im Krankenhaus sind zwei weitere Aspekte zu berücksichtigen. Das System sollte möglichst viele unterschiedliche Typologien von Arzneimitteln verpacken können: lose oder feste Stoffe, Arzneimittel in Blistern, Ampullen, Violen oder Fertigspritzen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass bei der Verarbeitung von speziellen Substanzen wie Tabletten in Bulkverpackung keine Verunreinigungen durch Kreuzkontamination entstehen.
Systemintegration für mehr Patientensicherheit
Die einzelnen Komponenten und Systeme für die Einführung einer modernen, barcodeunterstützten Arzneimitteldistribution sind vorhanden, und das Zusammenspiel von IT-Infrastruktur, Software und Unit-Dose-Systemen hat sich in der Praxis bewährt. Es gilt nun in den kommenden Jahren diese Systeme in den Spitälern zu einer ganzheitlichen Lösung zu integrieren, um so zu einer höheren Effi zienz in der Krankenhauslogistik und – viel entscheidender – zu mehr Patientensicherheit beizutragen.
Stefan Grosch
Swisslog AG Healthcare Solutions