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Sicher und schnell

Sicher und schnell Der Barcode ist das Rückgrat für das sichere Tracing aller Pharmaprodukte bei Voigt in Neuendorf SO. Die Firma besetzt als einer von drei Pharma-Vollgrossisten eine Schlüsselposition in der Medikamentenversorgung der Schweiz und ist auch im Prewholesale stark.

(as) Voigt ist eines der Unternehmen, die im Hintergrund der öffentlichen Wahrnehmung für das Funktionieren des Gesundheitssystems zentrale Leistungen erbringen – nämlich logistische.

Die mit ihrer Zentrale in Romanshorn ansässige Voigt Gruppe ist seit 1904 in der Logistik aktiv und hat Kunden aus dem Gesundheits-, Präventions-und Wellnessmarkt. Bis heute ist dieser Kundenmix existent. Im 12 000 Quadratmeter messenden grössten Logistikcenter der Gruppe in Neuendorf finden sich deshalb nicht nur Medikamente wie Schmerztabletten, Viagra und ein gekühlter Restbestand Schweinegrippe-Impfstoff, sondern auch Babywindeln, Fruchtsäfte und Textilfarben.

Mehr als nur Transport
Drei Tochterunternehmen strukturieren das Geschäft. Die 2002 gegründete Voigt Industrie Service AG ist Outsourcingpartner der Pharmaindustrie und übernimmt die Prewholesale-Logistik für Spitäler und Grosshändler. Über den reinen Transport hinaus werden auch Zusatzleistungen wie Order Processing, Fakturierung und Inkasso sowie Marketing-Unterstützungsleistungen angeboten. Daneben besteht die Voigt AG Pharma Grosshandel, die als Vollgrossist Apotheken, Drogerien und andere mit Volumen des täglichen Bedarfs beliefert. Voigt International ist im grenzüberschreitenden Transport von Pharmazeutika tätig. Seit der Gründung befindet sich die Gruppe im Privatbesitz der Familie Voigt; Finanzkennzahlen werden nicht publiziert. Insgesamt zählt die Gruppe etwas mehr als 300 Beschäftigte. Im 2005 bezogenen Logistikcenter in Neuendorf teilen sich die zwei Geschäftsbereiche Prewholesale und Grosshandel die imposante Gesamtfläche, die Stellplätze für 11 000 Paletten bietet. Rund die halbe Fläche wird vom Prewholesale genutzt. Die Kommissionierung der Waren erfolgt hier auf Paletten. Einträchtig stehen die Sendungen für die ganze Schweiz noch nebeneinander, bevor sich die Wege trennen: Lieferungen nach Bar- begno im Tessin, Sursee bei Luzern, Unterentfelden und ins frankophone Puidoux warten auf den Gabelstapler. Mehr als 1000 Pakete verschickt der Prewholesale pro Tag, berichtet Ernst Fischer, Geschäftsleiter der Voigt Industrie Service AG. Eine Lieferung für den Grosshandel ist in der Regel zwischen zehn und zwanzig Paletten gross, Spitäler bekommen auch mal nur eine halbe Palette und Ärzte werden mit einzelnen Kartons beliefert. Die Belieferung von Arztpraxen im Auftrag der Hersteller ist in diesem Bereich angesiedelt, was auch die Kundenzahl auf mehrere Tausend treibt. Sie erhalten aber nur alle paar Wochen ein Paket.

Vier-Augen-Prinzip
Im Prewholesale gilt: heute bestellt, morgen geliefert. Der Kommissionierungsprozess ist noch von Handarbeit geprägt. Mit Handscannern werden die EAN-Codes eingelesen, dann wird die Stückzahl eingegeben und die Ware kommissioniert. Damit zentrieren sich die technischen Mittel zur Nachverfolgung von Sendungen auf den Barcode. RFID ist kein Thema, weil es nicht nur viele einzelne Produkte pro Sendung gibt, sondern die Verpackungen oft auch Aluminium (Blister) enthalten oder die Produkte Flüssigkeiten sind. «RFID tut sich mit diesen Materialien oft schwer», berichtet Fischer. Aus Sicherheitsgründen arbeitet Voigt aber nicht nur mit maschineller, sondern auch mit menschlicher Kontrolle. Es gilt das Vier-Augen-Prinzip, Sendungen werden immer von zwei Mitarbeitenden fertiggestellt. Im Lager gilt zudem FEFO – First Expiry, First Out –, wenn es nicht explizit anders lautende Weisungen gibt, was aber laut Fischer nur ganz selten vorkommt. Das kann der Fall sein, wenn eine Charge beispielsweise noch nicht für den Vertrieb freigegeben wurde. Rund fünf Prozent der Gesamtvolumen sind ferner gekühlte Ware, für die rund 600 Quadratmeter Lagerfläche zur Verfügung stehen. Beim Transport dürfen die Temperaturen vor allem nach unten nicht ausbrechen. Mit einer selbst entwickelten und validierten Kühlbox sorgt Voigt für korrekte Transporttemperaturen. Solche Lieferungen laufen über Nacht; gekühlte Lastwagen werden nur für besonders grosse Sendungen eingesetzt, wenn die Volumen erreicht werden.

Gut positioniert
Der Prewholesale hat zwar viele Kunden, aber immer weniger Auftraggeber. Hier stehen die grossen Namen der Pharmaindustrie einträchtig nebeneinander, ganz gleich ob Novartis, Bayer oder Teva. Gegen 15 Auftraggeber hat Voigt derzeit. Für Fischer war es eines der beeindruckendsten Erlebnisse der vergangenen Jahre, wie sich die Pharmaindustrie konsolidierte. Zählte man früher noch eine Vielzahl kleiner und mittlerer Firmen als Auftraggeber, sind es heute noch wenige grosse. Kleine Startups würden regelmässig von Big Pharma aufgekauft, wenn sich ein Produkterfolg abzeichne. Mit den jetzigen Auftraggebern bestehen langfristige Beziehungen. «Wenn es reibungslos funktioniert, besteht keine rasche Wechselbereitschaft», meint Fischer. Schliesslich gibt es abseits der Verträge mannigfaltige operative Schnittstellen, die nicht nur die IT betreffen. Nur bei Übernahmen in der Pharma sei es immer eine Frage, wer dann die Logistik erledige. «Es kommt am Ende manchmal darauf an, wer wen gekauft hat», so Fischer. Voigt sieht sich in jedem Fall als unabhängiger Logistiker und Dienstleister. Man werde sich nicht vom bisher besetzten Stück der Wertschöpfungskette wegbewegen.

Neues Zentrallager mit höherer Automatisierung
Voigt wickelt den Prewholesale derzeit allerdings auch von zwei anderen Standorten aus ab. In Neuenegg BE gibt es 2500 Quadratmeter Hochregallager und in Romanshorn weitere 1500 Quadratmeter Lagerfläche. Damit künftig alles an einem Platz geschieht, ist ein neues Lager in Niederbipp im Bau. Dieses Gebäude hat eine Fläche von 8000 Quadratmetern und bietet als Hochregallager gegen 20 000 Palet-tenplätze. Rund 30 Millionen Franken wurden investiert. Hier ist eine weitgehende Automatisierung für den Prewholesale geplant, wie sie heute schon für das Grosshandelsgeschäft bestaunt werden kann. Diese Sendungen werden in Neuendorf von einer vollautomatischen Anlage mit Höchstgeschwindigkeit kommissioniert. In Niederbipp soll das dank einem Lagerabwicklungssystem der bayrischen Firma Klug mit Prewholesale-Gütern geschehen. Klug habe bereits entsprechende Lager ausgerüstet, meint Fischer. Das von der ganzen Voigt Gruppe als ERP genutzte SAP-System, welches auch die Bestellabwicklung mit den Auftraggebern erledigt, könne die hohe Geschwindigkeit und Komplexität der notwendigen Lagersteuerungsprozesse nicht bewältigen. Mit der neuen Anlage möchte man vorrangig die Effizienz steigern und mögliche Fehlerquellen ausschalten.
Die Kommissionierung ab Hochregallager wird dabei nur ganze Umverpackungen erfassen, also keine einzelnen Produktpackungen mehr. Kleinere Einheiten kommen aus einem weiteren automatischen Kommissionierlager. Für diesen Prozess werden die Produkte in Plastikbehälter umgepackt, die automatisch nachverfolgt werden können. Für die zahlreichen Kommissionier-plätze – ein Teil fix, ein Teil variabel – werden die Behälter dann angeliefert, damit der Mitarbeitende die notwendige Anzahl Produkte entnehmen kann. An dieser Stelle hat man auf ein sprachgeführtes Pick-by-Voice-System verzichtet und setzt weiter auf Scanner. Pick by Voice sei für Pharmaprodukte noch zu wenig ausgereift, meint Fischer. Er weiss die Nachverfolgung lieber mittels Scan als mittels Sprachanweisung gesichert.

Data Matrix bringt besseres Tracing
Gute Aussichten sieht er deshalb für den Data Matrix. «Wenn er kommt, sind wir dafür eingerichtet», so Fischer. Mit dem Data Matrix lasse sich die Produktverfolgbarkeit sicher nochmals verbessern. Er hat den Vorteil der Serialisierung, bei der jedes Produkt seine einzelne Nummer erhält. Man weiss dann nicht mehr nur wie heute, welches Produkt das Lager durchlaufen hat, sondern viel exakter von jeder serialisierten Tablette, welchen Weg sie genommen hat. Die Auszeichnung wird beim Hersteller anfangen müssen und bedarf der Durchgängigkeit in der Supply Chain. Allerdings kommt mit dem Data Matrix auch Zusatzaufwand ins Lager, denn es müsste jede Schachtel gescannt werden. Ein zweidimensionaler Code lasse sich derzeit nicht automatisiert scannen. Im Moment sieht Fischer also nicht nur grossen Nutzen, sondern auch absehbaren Mehraufwand durch diesen neuen Standard.

Flexibel und effizient
Besonders im Grosshandelsbereich dürfte es dann eine kompatible Lösung brauchen. Hier sind die Kommissionierungsvolumen im Vergleich zum Prewholesale um ein Vielfaches höher. Voigt sieht sich in diesem Bereich als verlängertes Lager der Apotheken, die keine grosse Bevorratung betreiben. Am Lager sind jederzeit 30 000 Produkte, weitere 10 000 können in ein bis zwei Tagen beschafft werden. Pro Tag werden zwei Bestellrunden gefahren, einmal über Mittag, wenn Sonderwünsche eingehen, und einmal am Abend, wenn die Apotheken die Nachbestellungen für ihre Tagesverkäufe tätigen. Vor allem um die Weihnachtszeit und für Produkte der Veterinärmedizin im Frühling können sich die sonst üblichen Liefervolumen nochmals verdoppeln. In der Kommissionierung kommt eine vollautomatische Anlage der Firma Knapp zum Einsatz. Beeindruckende Leistungsparameter sind ein Durchsatz von 1200 Behältern pro Stunde im Gesamtsystem sowie über 1000 Picks pro Stunde beim Mitteldreher-System «Ware zum Mann». Auch hier ist der Barcode das entscheidende Steuerungs-und Kontrollinstrument, auch wenn es noch eine nachgelagerte Gewichtskontrolle der Sendungen gibt, mit der grössere Abweichungen aufgespürt werden können. Grosse Volumen rasch handeln hiess es allerdings auch im Prewholesale, als in vielen Köpfen die Schweinegrippe grassierte. In kurzer Zeit musste Voigt grosse Bestellmengen des gekühlten Impfstoffes verarbeiten. Das BAG war Besitzer der Ware und Voigt führte mit den 26 Kantonen Gespräche über die jeweils gewünschte Feinverteilung. Somit wurde schon vor Lieferung der Ware durch die Hersteller die Weiterverteilung geklärt. Im Kühlbereich war das Lager damals recht ausgelastet, erinnert sich Fischer. So schnell die Ware kam, so rasch wurde sie auch wieder ausgeliefert. Doch die Nachfolgeabsätze kamen nicht wie anfangs erwartet. Letztlich verblieben über den Herbst 2009 hinweg zwei Peaks. Die nicht verbrauchte Ware wird derzeit teils bei den Kantonen, teils bei Voigt gelagert.

Retouren, Rückrufe & Co.
Wie anderswo kommt es eben auch im Pharmageschäft zu Retouren. Diese werden wie ein normaler Wareneingang, einfach mit kleineren Mengen abgewickelt. Nach Empfang der Ware wird der Auftraggeber, das Pharmaunternehmen, informiert und um weitere Weisungen gebeten. Manche Hersteller vernichten Retourware konsequent, andere prüfen die Möglichkeit der Wiederverwendung. Das geht besonders dann, wenn die Retoure aus einer Fehllieferung stammt oder noch eine lange Haltbarkeitsfrist gegeben ist. Die Vernichtung von Produkten erfolgt bei einem externen Unternehmen. Mit Produktrückrufen geht Voigt in gleichem Stil um. Die Auslösung des Rückrufs obliegt dabei dem Produkthersteller, der durch die Datenübermittlung von Voigt auch weiss, wer wo mit was beliefert wurde. Voigt übernimmt in solchen Fällen lediglich den Transport. Out-of-Stock-Situationen können auch beim Prewholesale einmal auftreten. Während es über alle Produkte zwischen zwei und drei Prozent sind, die in solche Lagen geraten können, sind es bei Medikamenten deutlich weniger als ein Prozent. Manche Produkte werden nur in Zyklen produziert, eine Fabrik kann Produktionsprobleme haben oder die Bestellungen kommen zu spät. Die wichtigen Medikamente gehen allerdings nie aus. Hier wird entsprechend bevorratet. Lieferverzögerungen könnte es deshalb allenfalls einmal bei Produkten geben, für die Ersatzpräparate oder Generika verzögerungsfrei erhältlich sind.

Sicherheit geht vor
Bei Voigt achten eigene Sicherheitsbeauftragte auf die Einhaltung der zahlreichen Regularien. Das Unternehmen wird alle zwei Jahre von Swissmedic kontrolliert. Laut Fischer sind die Ansprüche in den vergangenen Jahren stetig gestiegen. Während früher der Transport selbst kein grosses Thema war, wird jetzt auf die nahtlose Gewährleistung der Kühlkette geachtet. Diese muss auch dokumentiert werden können, bis hin zum Kühlschrank der belieferten Apotheke. Auch die IT ist in den Fokus geraten. Vor fünf Jahren wurde noch nichts kontrolliert. Jetzt müssen System und Prozesse validiert werden. Teils findet Fischer das noch recht anspruchsvoll, weil schliesslich die Kontrolleure auch nur einige Aspekte der Gesamtanlage prüfen können. Voigts Sicherheitsbeauftragte achten deshalb bei IT-Projekten auf mögliche Risiken und definieren schon von vornherein Gegenmassnahmen. Im Fokus stehen immer wieder die Schnittstellen oder die eingesetzten mobilen Scanner, die über ein WLAN-Netz ans System angebunden sind. Die Sicherheitsbeauftragten achten auch auf die Sicherstellung der Kühlkette und nehmen regelmässige Prüfungen der Funktionalität vor. Ferner liefern sie technische Verbesserungsvorschläge. Auch die Arbeitssicherheit selbst gehört in ihren Aufsichtsbereich. Eine weitere Tätigkeit besteht in der bereits erwähnten Produktfreigabe. Alle eingehenden Medikamente sind zunächst in Quarantäne gesetzt und dürfen nicht einfach ausgeliefert werden. Vor der Freigabe, für welche nur ein eng definierter Personenkreis zugelassen ist, gilt es das Produkt auf Authentizität zu testen. Dazu wird ein Muster gezogen, welches dem Auftraggeber zugestellt wird oder das der interne fachtechnische Dienst beurteilt. Die Prüfung verifiziert, dass es sich um das Produkt handelt, welches der Lieferschein ausweist. Beispielsweise geht eine Packung Schmerztabletten an die Büros der Herstellerfirma. Diese kontrolliert, dass die Verpackung korrekt und in der richtigen Sprache gehalten ist, dass Beilagenzettel stimmen usw. Die Medikamente selbst werden aber nicht auf ihre Wirkstoffgehalte hin kontrolliert. Die Freigabe erfolgt durch die Herstellerfirma.

Ökonomische Kriterien steuern Entwicklung der Branche
Als Unternehmen spürt indessen auch Voigt das im Gesundheitswesen immer präsentere Kostenbewusstsein. Einerseits sollen die Hersteller günstiger produzieren, andererseits die Apotheken etwas von ihrer Marge abgeben. Für Voigt heisst das, dass die Hersteller zunehmend auf kostengünstige Leistungen ihres Logistikers achten und dass auf der anderen Seite die Apotheken für die Lieferservices weniger bezahlen wollen. Fischer stellt fest, dass sich der Grosshandel in den vergangenen Jahren schon sehr stark konsolidiert hat. Wo es vor fünfzehn Jahren noch mehr als zehn Pharmavollgrossisten gab, seien es nun nur noch drei, nämlich Galexis, Amedis und Voigt. Diese führen das ganze Sortiment. Daneben gibt es noch einige auf bestimmte Gebiete spezialisierte Grosshändler. «Ich glaube, dass eine weitere Konzentration nicht von langfristigem Nutzen sein wird», meint Fischer. Grössere Firmen seien in der Logistik nicht unbedingt die besseren. Allerdings brauche es eine gewisse Mindestgrösse, um am Markt agieren zu können. Kleine Unternehmen seien verschwunden, weil sie sich die Investitionen in IT und Automatisierung nicht leisten konnten. Für den Prewholesale setzt Fischer die Schwelle bei einer Lagergrösse von ungefähr 10 000 Paletten an oder einem Dienstleistungsumsatz zwischen 10 und 15 Millionen Franken. Bei Voigt habe der Prewholesale in den vergangenen Jahren nochmals deutlich zugenommen. Fischer glaubt, dass der Trend weiter in diese Richtung geht. Die Hersteller seien vermehrt zum Outsourcing dieser Leistungen bereit. Entsprechend sieht er Voigt mit der aktuellen Angebotspalette gut aufgestellt. Dabei bringen auch Zusatzleistungen abseits des Transports noch Nutzen. Beispielsweise lassen sich Marketingaktionen durch die Auswertung von Kundendaten unterstützen. Weitere beliebte Zusatzleistungen sind das Erneuern von Umverpackungen oder der Austausch von Beipackzetteln, die beispielsweise falsch gedruckt wurden, sowie der fachtechnische Bereich und das Order Processing. Dagegen stösst ein Outsourcing finanzieller Dienstleistungen – Voigt bietet bis zum Inkasso alles an – eher auf verhaltene Nachfrage.

Alexander Saheb 

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