Standards und keine Eigenentwicklung

GS1 network: Was war die Aufgabe von Exsigno beim Projekt «LOGISTIK 2010»?
David Riner: Wir leisteten die externe Projektbegleitung und waren SAP-Implementierungspartner.

Welche der Exsigno-Kompetenzen haben Sie bei der Bewerbung besonders betont?
Wir verfügen über eine mehr als 15-jährige Projekterfahrung und arbeiten mit einer bewährten und vielfach angewendeten Projektmethode. Ausserdem verfügen wir über umfassendes Branchen-Know-how und eine ausgewiesene SAP-Expertise.

Von welchen bisherigen Projekten konnten Sie erfahrungsmässig profitieren?
Exsigno durfte in der Vergangenheit in mehr als 60 Spitälern IT-Projekte begleiten. Diese Vielzahl an interessanten und herausfordernden Mandaten hat dem eingesetzten Projektteam wertvolle Erfahrung und Input geboten.

Wie haben Sie die Steuerung des Gesamtprojekts erlebt?
Die operative Projektleitung in der internen und externen Zusammensetzung arbeitete sehr gut zusammen. Jede Seite brachte sich mit ihren Stärken und Kompetenzen ein, sodass eine wertschöpfende, kritische und zielorientierte Projektleitung entstand.

Wie war die Management-Schnittstelle geregelt?
Aufgrund regelmässiger Meetings auf Stufe Gesamtprojektleitung konnten anstehende Entscheide rasch eingeleitet und gefällt werden. Weil sich Gesamtprojektleiter Jürg Schiesser des Projekts persönlich annahm und die Führung aller Logistikprojekte sicherstellte, waren kurze und rasche Entscheidungen gewährleistet. Zudem brachte Jürg Schiesser eine hohe logistische Kompetenz mit, was dem Projektfortschritt und insbesondere der Qualität zugute kam.

Wie würden Sie Ihren Projektanteil charakterisieren?
Wir haben unsere logistische und SAP-Expertise ergänzend eingebracht.

Welches waren darin die Schwerpunkte?
Wir übernahmen die methodische Führung. Dazu erstellten wir eine prozessorientierte Detailkonzeption mit adäquater Abstimmung der betroffenen Personen. Wir übernahmen Testing und Schulung sowie die Begleitung nach Produktivsetzung.

Welches waren «kritische» Anforderungen, die Sie gefordert haben?
Die wiederholende Abstimmung und konzeptionelle Behandlung gewisser Kernthemen. Ferner der Know-how-Transfer und insbesondere der Schritt von der Konzeption hin zur Realisierung. Dazu musste erst das Bewusstsein geschaffen werden, dass im Gleichtakt zur Systemimplementierung auch die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen werden müssen. Zudem sorgte das neu definierte, integrative Verständnis gegenüber der Logistik für die eine oder andere Herausforderung in der KSSG-Administration.

Welche Rolle spielt der zusammen mit dem KSSG entwickelte Medkonnektor für das automatisierte Stammdatenmanagement?
Das Instrument ermöglicht die Stammdatenbewirtschaftung und reduziert die Bearbeitungszeit beim Anlegen eines neuen Artikels von bisher 3 bis 5 Minuten auf rund 45 Sekunden. Dies macht bei einer Menge von 3500 neu erfassten Artikeln pro Jahr im KSSG eine Reduktion beziehungsweise Einsparung von etwa 50 Personen-tagen aus. Der MedKonnektor ist deshalb heute im KSSG nicht mehr wegzudenken.

Was galt es bei der Implementierung der neuen Softwareanwendungen einerseits technisch, andererseits benutzerseitig zu beachten?
Technisch war es wichtig, sich immer im Rahmen des Standards zu bewegen und möglichst keine Eigenentwicklungen einzurichten. Für die Benutzer war es wichtig, schon möglichst früh im Projektverlauf mit dem SAP-System zu arbeiten, um das Verständnis und den Know-how-Transfer umfassend und integrativ sicherstellen zu können.

Welche grösseren Herausforderungen galt es im Projektverlauf zu bewältigen?
Es galt das Detailkonzept im System beziehungsweise in der Organisation und in den Prozessen umzusetzen. Dies erforderte eine geänderte, integrative Denk-und Arbeitsweise. Ausserdem mussten wir gewisse Projekt-aufgaben gegenüber dem Kunden durchsetzen, während im Tagesgeschäft eine hohe Belastung herrschte.

Ergaben sich irgendwelche unerwarteten positiven Effekte?
Durch die intensive konzeptionelle, aber auch SAP-technische Auseinandersetzung kamen innovative Gedanken und Ideen auf. Der Exsigno Med-Konnektor© ist beispielsweise ein solches Ergebnis. Die Lösung im Bereich der OPS-Planung oder der erweiterte Kommissionierungsmonitor sind weitere Beispiele dafür. Zudem schweisste die intensive Projektarbeit die Teams zusammen. Bei einer Projektsitzung stellte sogar jemand fest, dass man nicht mehr sehe, wer nun KSSG-intern sei und wer extern – dies war eines der schönsten Komplimente für uns.

Konnte das Projekt mit den dafür vorgesehenen Ressourcen seitens Exsigno erledigt werden?
Ja, auch wenn es gelegentlich eng wurde und es in Spitzenzeiten Projekt-tage mit mehr als 12 Arbeitsstunden gab.

Was empfehlen Sie, wenn man über ähnliche Projekte nachdenkt, in Sachen externe Partner zu beachten?
Natürlich muss die fachliche Expertise und Kompetenz vorhanden sein. Entscheidend jedoch ist die Teamarbeit und wie sich die beiden Seiten miteinander verstehen und ergänzen. Diese Erfahrung habe ich nun schon vielfach gemacht und bin überzeugt, dass ein gut funktionierendes und abgestimmtes Team einer der erfolgskritischen Faktoren in Projekten dieser Art ist.

Welche Aspekte scheinen Ihnen noch wichtig zu erwähnen?
Bevor ein Projekt in dieser Art und Dimension gestartet und insbesondere umgesetzt wird, ist es überaus wichtig, die strategische Ausrichtung und die Kernzielsetzungen zu erarbeiten und zu formulieren. Das gesamte Vorhaben muss sich entlang dieser Zielsetzungen ausrichten. Dabei spielt die Management Attention eine entscheidende Rolle. Die Führung muss das Projekt und insbesondere die organisatorische und technische Veränderung wollen und motivierend durchsetzen. Im Weiteren sind klare Abgrenzungen zwingend, da sich sonst das Projekt verzettelt. Wir haben während des gesamten Projekts regelmässig und in verschiedener Form über das Vorhaben informiert. Diese Kommunikation mit den nicht direkt ins Projekt involvierten, aber sehr wohl von ihm betroffenen Betriebsangehörigen ist ein weiterer erfolgskritischer Faktor und muss zu Beginn sorgfältig geplant und dann vor allem konsequent umgesetzt werden. Dies gelang dem Projektteam besonders gut, was sich entscheidend auf die Akzeptanz unserer Arbeit im gesamten Unternehmen auswirkte und den Projekterfolg massgeblich beeinflusste. 

Die Fragen stellte Alexander Saheb.