Stammdaten – jetzt

und eine Unterstützung des Qualitätsmanagements, der hat für erstklassige Stammdaten zu sorgen. Und dafür muss zunächst investiert werden. Und zwar jetzt.

Investitionen in Stammdaten werden von Schweizer Krankenhäusern unterschiedlich gewichtet. Es gibt Spitäler, wo Einkaufs- und Logistikleiter ihren Geschäftsleitungen den ROI (Return on Investment) einer Investition in Stammdaten vorrechnen müssen und dabei an Grenzen stossen.

Haben Stammdaten einen Nutzen?
Stammdaten haben isoliert betrachtet keinen Wert. Nutzen resultiert erst, wenn man daraus etwas macht. Ein richtig angelegter Debitor und ein korrekter Leistungsstamm sind Voraussetzungen für die Fakturierung, wodurch lebenswichtige Liquidität erwirtschaftet wird. Solche Zusammenhänge sindfür immer mehr Spitäler selbstverständlich, sodass bei Investitionen in die qualitative und wirtschaftliche Optimierung der Leistungsprozesse «Stammdaten» die richtige Priorität erhalten und Geld gesprochen wird.

Unter Stammdaten werden im Gegensatz zu Bewegungsdaten alle Daten verstanden, die einmalig angelegt werden und für die Abwicklung des operativen Geschäfts eines Spitals vorhanden sein müssen. Dazu zählen Daten über Geschäftspartner wie Patienten, zuweisende Ärzte und Lieferanten, Leistungs- und Artikelkataloge oder Material- und Stücklisten für chirurgische Eingriffe.

Stammdaten bilden das Fundament
Aufbau, Pflege und die Erfassung von Stammdaten sind in jedem Unternehmen mit organisatorischen Massnahmen verbunden. So ist der Stammdatenprozess für Medizinprodukte in Spitälern selten durchgängig. Oft existieren noch Formulare für die Erfassung des Materialverbrauchs, weilspezifische Artikelstammdaten im Leistungserfassungssystem nicht vorhanden sind. Darunter leidet die Erfassungsqualität und es wird unnötig Fachpersonal gebunden. Heute gibt es Konzepte und IT-Lösungen zur Automatisierung von Stammdatenprozessen. Entscheidend dabei ist, dass für die Leistungsprozesse der Zugriff auf vollständige Stammdaten jederzeit möglich ist.

Jede Organisation ab einer bestimmten Grösse muss sich kontinuierlich mit der Frage auseinandersetzen, wie Daten aus den verschiedenen Bereichen schnell, sicher und redundanzfrei integriert werden können. Wo Daten eine wichtige Rolle in der Wertschöpfungskette spielen, wo strikte regulatorische Anforderungen über die Nachverfolgbarkeit von Ereignissen und Materialverbrauch zu beachten sind oder wo höchste Qualität in Diagnose und Therapie gefragt ist, ist die systematische Datenintegration eine zwingend zu beherrschende Notwendigkeit.

Erstklassige Stammdaten sind das Fundament für den elektronischen Geschäftsverkehr. Sie bilden die Grundlage für eine effiziente Vernetzung und den damit verbundenen Datenaustausch. Mit aktuellen Stammdaten werden die Prozesse optimiert, sie dienen der lückenlosen Rückverfolgung und stärken das Risiko- und Qualitätsmanagement.

Viel Sparpotenzial durch Stammdatenmanagement
Erfahrene Unternehmen betonen immer wieder, dass die mangelnde Stammdatenqualität eines der grössten Probleme bei der Umstellung auf den elektronischen Geschäftsverkehr ist. Das wird auch in der Arbeitsgruppe swissDIGIN-Forum eingehend behandelt, die den elektronischen Geschäftsverkehr fördern will – ein Unterfangen, das in der zusehends vernetzten Welt des Spital- und Gesundheitsmarkts immer bedeutungsvoller wird. Die folgenden Empfehlungen des swissDIGINForums können Abhilfe schaffen:

• Die Daten sind vor dem Projektstart zu bereinigen und danach konsequent aufeinander abzustimmen.
• Es muss vereinbart werden, wie und in welchem Rhythmus die Produkt- Materialstammdaten, insbesondere die Preise, aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass diese in den beteiligten Systemen jederzeit übereinstimmen.
• Für gewisse Produktgruppen oder Leistungen wird vom Kunden erwartet, dass der Lieferant kundenspezifische elektronische Produkt-/Dienstleistungskataloge (Konditionen, Sortimentsausschnitt, Format) bewirtschaftet und bereitstellt.
• Eine einfache, klare Preisstruktur (Nettopreise, keine Staffelpreise und komplizierte Rabattsysteme) macht es einfacher, die Stammdaten in verschiedenen Systemen zu pflegen und aktuell zu halten. Dadurch gibt es auch weniger Rechnungs- und Rundungsdifferenzen, zudem wird die Rechnungskontrolle vereinfacht.

In der (Spital-)Praxis treffen wir auf gewachsene, heterogene IT-Landschaften, wie sie etwa bei der Zusammenführung von Unternehmen in der Industrie entstehen. Spätestens, wenn ein Spital nicht mehr in der Lage ist, eine konsolidierte Sicht auf seine zentralen Unternehmensdaten zu liefern, wenn beispielsweise durch unklare Kennzeichnung und Identifikation von Pharmazeutika die Arzneimittelsicherheit und die Gesundheit der Patienten gefährdet sind, sollte eingegriffen werden. Nur ein alle Bereiche umfassendes Stammdatenmanagement kann dann aus der Masse an inkongruenten Daten eine qualitativ hochwertige Basis an Grunddaten erzeugen.

Supply Chain Management
«Ein ganz wesentlicher Aspekt, bei dem erstklassige Stammdaten relevant sind, ist das Supply Chain Management – weil es ohne korrekten Input nicht funktioniert», betont Dr. Olivier Tschudi von Medical Columbus. Dieser aus der Industrie stammende Begriff wird auch zusehends im Spitalbereich verwendet, greifen doch auch hier in verstärktem Masse interdisziplinäre Prozessschritte ineinander und die Vernetzung mit Zuweisern und externen Leistungserbringern nimmt zu. Ein funktionierender Informationsfluss im Supply Chain Management verlangt folgende Qualitätseigenschaften: Die benötigten Daten müssenkorrekt, aktuell, zeitnah und periodengerecht verbucht, konsistent, vollständig sowie redundanzfrei sein. Zusätzlich sind in heterogenen, bereichsübergreifenden Informationssystem- Architekturen und Datenbank- Applikationen weitere Eigenschaften wie Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit des Datenzugriffs, häufige Update-Frequenz, rasche Antwortzeit und Genauigkeit wichtig.

Die Rolle von GS1
Eine Arbeitsgruppe von GS1 Schweiz mit Vertretern von Spitälern, Lieferanten und Dienstleistern beschäftigt sich mit der Automatisierung von Lieferprozessen im Gesundheitswesen und was die Voraussetzungen dazu sind. So wurde auch das Thema der Produkthierarchien und ihrer Vorteile für Logistik und medizinische Prozesse behandelt. Es wurde deutlich, dass weiterhin in ein gemeinsames Verständnis der Akteure und anschliessend in Prozesse und IT-Systeme investiert werden muss. Denn nicht alle Akteure haben Prozesse in IT-Systeme installiert, mit denen sich die Vorteile des GS1 Identifikationsstandards realisieren lassen.

GS1 ist ein weltweites System, mit dem eindeutige Identifikationen vorgenommen werden können. Mit den GS1 Nummerierungsstrukturen lassen sich Produkte, logistische Einheiten und Adressen unverwechselbar kennzeichnen und somit identifizieren. In strichcodierter Form kann die Nummer als GS1 Symbol (Datenträger) von einem Scanner optisch gelesen werden. Die GS1 Nummer bildet die Grundlage für eine effiziente und kostengünstige Warenflusskontrolle vom Hersteller bis zum Endverbraucher.

Erst die weltweite Überschneidungsfreiheit der Nummernsysteme erschliesst die weltoffene Anwendung für jedermann. In seinem Kern besteht der GS1 Standard aus drei Standardnummerierungsstrukturen:

• der Adressidentifikation (GLN = Global Location Number),
• der internationalen Artikelnummer (GTIN = Global Trade Item Number),
• der Identifikation für logistische Einheiten (SSCC = Serial Shipping Container Code).

Zurzeit werden im GS1 System vorwiegend Strichcodes als Datenträger verwendet (EAN-13, GS1-128, GS1 DataBar und GS1 Data Matrix). Die Nutzung anderer Arten von Datenträgern ist jedoch schon in Vorbereitung, beispielsweise die Radiofrequenztechnik (RFID). Die im GS1 System verwendeten Identifikationsnummern werden auch zur elektronischen Datenübertragung (EDI = Electronic Data Interchange) verwendet. Der internationale Standard für den elektronischen Datenaustausch (EANCOM) bildet einen integrierenden Bestandteil des GS1 Systems. Denn das ist die GS1 Philosophie: Scanning an vielen Stellen in der Supply Chain und elektronische Kommunikation (EDI) gehören zusammen und bilden die Basis für die Optimierung der Prozesse entlang der Wertschöpfungskette.

St. Gallen – einmal mehr vorbildlich
Ein gutes Beispiel für eine Optimierung der Supply Chain bietet das Kantonsspital St. Gallen (KSSG). Die Investitionen in das Stammdatenmanagement für Arzneimittel und Medizinprodukte haben sich ausbezahlt. Das Kantonsspital wurde übrigens mit dem Swiss Logistics Award 2009 von GS1 Schweiz ausgezeichnet. In derAusgabe 1/2010 von GS1 network haben wir unter dem Titel «Prozesse auf den Kopf gestellt» berichtet. Folgende Ziele standen im Zentrum:

• Transparenz: bei Bedarf, Bestand und Verbrauch,
• Optimierung: von Logistik-Prozessen intern und extern, von IT-Systemen, des Sortiments-Managements und des Lieferanten-Managements,
• Einsparungen: bei Beschaffung, Lagerkosten und Prozesskosten.
• Die Anforderungen für die Stammdatenprozesse waren:
• Reduktion des Aufwands,
• einfache Erfassung der Artikelstammdaten über eine Maske,
• automatisierter Zugriff auf eine standardisierte, externe Referenzdatenbank mit Artikelnummer, Artikelbezeichnungen, Mengeneinheiten/ Bündelungen, Warengruppe,
• hohe Artikelstammdatenqualität für alle Folgeprozesse.

Ziele erreicht
Die Umsetzung ist in St. Gallen gut gelungen. Die Resultate sprechen für sich. Es gelang eine deutliche Reduktion des Aufwands für die Stammdatenpflege. Früher dauerte die (meist manuelle) Erfassung der Stammdaten mit individuellen Parametern, Lieferkonditionen und Leistungsdaten etwa fünf bis acht Minuten. Heute dauert der gesamte Prozess dank der SAP-Anbindung an die Medical-Columbus- Datenbank und den Hospindex von emediat über den MedKonnektor von Exsigno weniger als eine Minute. Der Fokus auf eine hohe Stammdatenqualität beim Projektstart war richtig und wirkt sich positiv aus.

An der GS1 Germany Healthcare Konferenz in Frankfurt betonte Reinhard Kuster, Leiter Einkauf am Kantonsspital St. Gallen: «Der Prozess der Stammdaten- und Preismutation weist noch Optimierungspotenzial auf. Der richtige Preis beim Wareneingang ist zwingend. Nachfolgeprozesse (insbesondere Rechnungsprüfung) laufen nur so optimal ab. Dazu müssen aktuelle Preise mit den Lieferanten synchronisiert werden – auf elektronischem Weg.»

Auch Spitalzentrum Biel profitiert
Dass erstklassige Stammdaten ein Katalysator sind, eine Option für bessere Folgeprozesse, wurde auch im Spital-zentrum Biel erkannt. In diesem Sinne werden logistische Funktionen recht schnell bedeutungsvoll für den klinischen Bereich. Die Spitalleitung in Biel realisierte mit Pharmatic und Medical Columbus ein Stammdatenprojekt für die Materialwirtschaft. Die wichtigsten Schritte auf der Basis der eingesetzten Medical-Columbus-Stammdaten sind:

Initialabgleich der existierenden, selbstdefinierten Artikel mit der MC-Datenbank und Übernahme sämtlicher verfügbarer Parameter aus der MC-Datenbank in die Lagerbewirtschaftungs- Datenbank der Materialwirtschaft,

periodischer Abgleich aller MCbasierten Artikel in der Materialwirtschafts- Datenbank (vom Benutzer auszulösen) zum Zwecke der Übernahme allfälliger Mutationen an diesen Artikeln in der MC-Datenbank,

intelligente Suche einzelner Artikel in der MC-Datenbank aus der Materialwirtschaft heraus und Übernahme der MC-Parameter in die Materialwirtschaft bei Artikelneuaufnahmen.

An der Quelle beginnt’s
Mit mobilen Eingabegeräten kann die Qualität und Vollständigkeit von Informationen verbessert und der Erfassungsaufwand reduziert werden. Wo sie einmal im Einsatz waren, sind sie aus dem Logistikalltag nicht mehr wegzudenken. Die Firma IIT aus Watt ZH unterstützt mit der eigenen Scannerlösung IIT APiS Scan Prozesse, welche die manuelle Arbeit verringern und die Datenqualität erhöhen. Die Lösung ist im Kantonsspital Aarau seit mehr als einem Jahr erfolgreich in Betrieb.

Die Windows-Mobile-fähigen Scanner erlauben dem Besteller im OP, das Management der Konsignationslager zu automatisieren. Die Software ist multilieferantenfähig und liest verschiedene Strichcode-Standards (GS1 und HIBC). Sie gewährleistet scannerbasiertes Management von Bestell- und Konsignationsprozessen beim Besteller sowie die Integration in deren Materialwirtschaftssysteme. Die offene Lösung setzt voraus, dass die Stammdaten die GS1- oder HIBC-Information enthalten.

Gute Stammdaten sind viel wert
Zunehmende bereichs- und spitalübergreifende Prozesse machen eine erstklassige Datenqualität zur Chefsache. Es ist eine «conditio sine qua non», um im Wettbewerb bestehen zu können. Eine nachträgliche Verbesserung von mangelhaften Daten kostetein Mehrfaches im Vergleich zur korrekten Erfassung gleich zu Beginn. Neben direkt zurechenbaren Kosten entsteht gerade im Supply Chain Management eine Vielzahl von nicht immer quantifizierbaren Kosten, die sich aus den vielfältigen Abhängigkeiten ergeben. Dazu zählen etwa Prozess- und Bestandskosten, aber auch Kosten der Prozessrisiken und Qualitätsverluste.

Fazit
In vielen Institutionen des Gesundheitswesens stören fehlende und/oder fehlerhafte Stammdaten den Ablauf von Geschäftsprozessen, was die Leistungsqualität mindert und eine effektive Patientenbindung erschwert. Daraus folgt: Stammdaten sind ein wichtiges Gut. Zentral ist und bleibt aber, für welche Prozesse die Daten gebraucht werden. Es wurden Beispiele zur Verbesserung der Datenlage im Bereich der Materialwirtschaft gezeigt, die sich positiv auf Folgeprozesse in Medizin und Administration ausgewirkt haben.

Rechtzeitig die Weichen zu stellen und jetzt dem Thema Stammdaten die nötige Priorität zu geben, ist die vorteilhafteste Option. Denn es ist eine Tatsache, dass Vernetzung, Wettbewerb und Kostendruck in Zukunft zunehmen werden. In diesem Lichte betrachtet sind gute Stammdaten effektiv viel wert und deshalb ein gute Investition.

Dr. Hans Balmer

Fachbeirat Gesundheitswesen
Der Fachbeirat Gesundheitswesen von GS1 Schweiz fördert die Implementierung der GS1 Identifikations- und Kommunikationsstandards im Gesundheitswesen zur Erhöhung der Patientensicherheit und zur Verbesserung der Supply- Chain-Prozesse.

Leitung

• Nicolas Florin, CEO GS1 Schweiz
• Christian Hay, Medinorma GmbH
• Daniel Giger, Alloga AG

Mitglieder

• Christoph Amstutz, Globopharm AG
• Pascal Bonnabry, Hôpitaux universitaires de Genève
• Daniel Eberle, Voigt AG
• Cyrill Engel, Inselspital, Universitätsspital Bern
• Rolf Hochuli, Praxisklinik Rennbahn AG
• Laurent Médioni, Service de la santé publique du canton de Fribourg
• Christian Mosig, sanofi-aventis (suisse) SA
• Fritz Schiesser, Hirslanden AG
• Madeleine Stöckli, B. Braun Medical AG
• Franz Von Heeren, Teva Pharma AG

Abbild der realen Welt
(jh) Inhalt der Informationsverarbeitung sind Angaben über die reale Welt. Solche Informationen werden als Nutzinformation bzw. Nutzdaten bezeichnet. Kommerzielle Nutzdaten werden häufig nach ihrer Veränderbarkeit in Stammund Änderungsdaten sowie Bestands- und Bewegungsdaten unterschieden.

Stammdaten
Stammdaten sind zustandsorientierte Daten, die der Identifizierung, Klassifizierung und Charakterisierung von Sachverhalten dienen und die unverändert über einen längeren Zeitraum hinweg zur Verfügung stehen.

Änderungsdaten
Änderungsdaten sind abwicklungsorientierte Daten, die fallweise eine Änderung von Stammdaten auslösen.

Bestandsdaten
Bestandsdaten sind zustandsorientierte Daten, die die betriebliche Mengenund Wertestruktur kennzeichnen bzw. beschreiben.

Bewegungsdaten
Bewegungsdaten sind abwicklungsorientierte Daten, die immer wieder neu durch die betrieblichen Leistungsprozesse entstehen, die laufend in die Vorgänge der Datenverarbeitung einfliessen und dabei eine Veränderung von Bestandsdaten bewirken.