Elektronische Zollquittung eVV Import

(rs) Seit Mitte 2010 bietet die Eidgenössische Zollverwaltung (EZV) die Veranlagungsverfügung (VV) oder Zollquittung nicht mehr nur in Papierform, sondern auch als elektronische Variante in Form der eVV an. Die per Post zugestellte gelbe Zollquittung kann der Inhaber des Zollkontos (ZAZ) bereits heute durch die elektronische Variante ersetzen.

Den genauen Zeitpunkt, wann die eVV die gelbe Zollquittung vollständig ablösen wird, hat die EZV noch nicht festgelegt. Dies ist wohl auch der Hauptgrund, weshalb sowohl Verzollungsdienstleister, welche ja meistens die Zollabwicklung für den Importeur durchführen, wie auch Importeure diese Neuerung bei der Importver zollung bis heute eher zurückhaltend zur Kenntnis genommen haben.

Es mag zur Vorsicht der Zollkunden beitragen, dass die Umstellung auf eVV Import wesentliche Auswirkungen auf eingespielte Prozesse hat. Wir begegnen Veränderungen oft mit Skepsis, besonders wenn langjährig eingespielte Abläufe hinterfragt werden müssen. Doch was sind denn die konkreten Auswirkungen, und bietet die Umstellung eventuell auch Chancen?

Auswirkungen auf den Prozess
Einen Grossteil der Importzollabwicklungen nehmen heute Spediteure, Zollagenten oder Kurier-, Express- und Paketdienstleister (KEP) vor. Die Zollabwicklung erfolgt mit dem elektronischen e-dec-Importverfahren. Anschliessend erhält der Inhaber des Zollkontos (meistens der Importeur) die gelbe Zollquittung auf dem Postweg zur Kontrolle und Ablage.

Mit der eVV bleibt der Grundsatz der Arbeitsteilung unverändert. Der Verzollungspartner meldet die Importgüter mit e-dec Import beim Zoll an. Neu werden die eVV sowie das Bordereau der Abgaben in Datenform (verschlüsselte XML-Dateien) auf dem Server der EZV bereitgestellt.

Der ZAZ-Kontoinhaber muss diese Daten nun abholen (3), kontrollieren und archivieren (5). Damit sind folgende Änderungen zum heutigen Ablauf verbunden:
• Der Zugriff auf eVV und das Bordereau wird von einer Bringzur Holschuld.
• Die Abholung der Daten erfolgt mit entsprechenden IT-Hilfsmitteln.
• Die Zollinformationen sind neu als Daten verfügbar und auch entsprechend nutzbar. • Die Archivierung der Daten muss neu elektronisch erfolgen. Gemäss Auflage der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) ist der Importeur verpflichtet zu einer rechtskonformen elektronischen Archivierung während zehn Jahren. 

Ganzheitlich gesehen ändern sich somit hauptsächlich die Art der Zollquittungs- und Bordereauzustellung sowie die Archivierung. Da gegenüber der EZV und der ESTV ausschliesslich der Zollkontoinhaber verantwortlich und haftbar ist, muss dieser den Prozess zur Abholung und Ablage der elektronischen Daten mit seinem Verzollungsdienstleister klar regeln. Für die MwSt ist sowieso immer der Importeur verantwortlich.

IT-gestützte eVV-Verarbeitung
Für die Abholung der eVV bestehen aus Sicht der IT drei Möglichkeiten, welche die EZV zur Verfügung stellt.

1. 1. Direktabholung für ZAZ-Kontoinhaber via Internetbrowser Manuelle Abholung via Internetzugang. Der Zollkunde kann über Internet die verfügbaren eVV abfragen, ausdrucken und bei sich lokal ablegen.
2. 2. Zugangscode ohne Registrierung Wer kein eigenes ZAZ-Konto hat, kann die eVV direkt mit dem Zugangscode und der Zollanmeldungsnummer via EZV-Homepage beziehen. Der 16-stellige Zugangscode (z.B. cK2r7qbJQLUgeaws) ist auf jeder Zollanmeldung aufgedruckt.
3. 3. Direktanbindung mit Web-Services Der Zollkunde kann die eVV mit einer Direktanbindung vom Server der EZV abholen. Dafür setzt der ZAZ-Kontoinhaber spezifische Software eines IT-Anbieters ein, welche von der EZV abgenommen sein muss. So können die Kunden laufend alle eVV abholen, gezielt weiterverarbeiten und archivieren.

Diese Aufstellung zeigt, dass sich die ersten beiden Lösungen primär für Kunden mit kleinen bis sehr kleinen Volumen an eVV eignen. Die Anwender müssen die Abholung bei der EZV immer manuell auslösen und die interne Ablage selbst organisieren. Zudem können die eVV-Daten nicht spezifisch weiterverarbeitet werden.

Auf Web-Services basierte Lösungen von Zollsoftware-Anbietern ermöglichen, den Abholprozess vollständig zu automatisieren und – abhängig von der Funktionalität der gewählten Software – die eVV-Daten weiterzuverarbeiten, auszuwerten, an interne Systeme zu übergeben sowie rechtskonform zu archivieren.

eVV Import: Herausforderung oder Chance?
Es ist unbestritten: Die eVV verändert betriebliche Prozesse und wirkt sich auf die IT-Systeme aus. Die Akteure müssen historisch gewachsene und papiergebundene Abläufe neu anpassen. Betrachten wir jedoch die mit der eeV entstehenden neuen Möglichkeiten, ergeben sich bestechende Nutzenpotenziale – insbesondere beim Einsatz einer auf Web-Services basierten Software mit Direktanbindung an den Zollserver. So profitieren die Importeure von folgenden Effizienzvorteilen:

• Sofortige Verfügbarkeit der eVV im eigenen System
• Einfache, schnelle und sichere Kontrolle der Quittungen und Rechnungen am Bildschirm
• Einfachere Ablage in Datenbanken anstatt Papierdossiers
• Einfachere Suchmöglichkeiten im System
• Einfache Kontrolle der Bewegungen auf dem ZAZ-Konto
• Neue Auswertungen und Statistiken über die eVV-Zolldaten

Es ist offen, ob diese Vorteile die Zurückhaltung gegenüber der eVV verkleinern. Auf jeden Fall eröffnet die eVV viele neue Möglichkeiten und Chancen.

Wie weiter?
Die Tage der gelben Zollquittung sind definitiv gezählt. Es empfiehlt sich deshalb, die Auswirkungen der eVV Import auf die Abläufe des Importeurs bereits heute detailliert zu analysieren. Im Speziellen sollten die neuen Möglichkeiten und Effizienzsteigerungen untersucht werden. Die IT-Integration mit bestehenden Systemen spielt dabei eine grosse Rolle. Ist das Nutzenpotenzial erkannt, profitieren die Importeure bei der Einführung der eVV von Kosteneinsparungen und einem wesentlich besseren Informationsgehalt.

Roland Schumacher
CEO SISA Studio Informatica SA