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Keep it simple

Für viele Unternehmen wird effiziente Zusammenarbeit immer wichtiger. Ob nun Kollaboration in der Logistik oder zwischen Handel und Hersteller, im Backoffice oder zwischen Teams und Abteilungen: Zusammenarbeit ohne Kollaborationstools ist kaum mehr möglich.

(jh) Eines haben die modernen Kollaborationstools gemeinsam: Sie brauchen eine funktionierende Internetverbindung, Platz auf einem Rechner oder in der Cloud und die Bereitschaft jedes Einzelnen, denn Kollaboration wird durch Menschen gestaltet.

Kollaboration braucht Platz
Laut der Digital-Universe-Studie von IDC verdoppelt sich das weltweite Datenaufkommen alle zwei Jahre. 2011 wurde die Schallgrenze von 1,8 Zettabyte – oder umgerechnet 1,8 Billionen Gigabyte – durchbrochen. Würde man diese unvorstellbare Datenmenge auf Spielfilme in HD-Qualität umrechnen, reichte sie für 200 Milliarden Filme von je zwei Stunden Länge – oder 47 Mil­lionen Jahre Filmgenuss. Insgesamt wären 57,5 Milliarden iPads nötig, um diese Datenmenge zu speichern. Die Anzahl der iPads entspricht der Länge der Chinesischen Mauer – nur doppelt so hoch!
«Die Information ist das Öl des 21. Jahr­­hunderts und Analytics der Verbrennungsmotor» – mit dieser Metapher bezeichnet Peter Sondergaard, Senior Vice President bei Gartner, die Herausforderung, diese gewaltigen Datenmengen zu verarbeiten. Gemäss dem Worldwide Information Growth Ticker der IDC beträgt das weltweite Datenvolumen per Ende Oktober 2012 1,987 Zettabyte. Experten rechnen damit, dass es im Jahr 2020 voraussichtlich 35 Zettabyte betragen wird.
Innerhalb der Unternehmen ist Cloud Computing mit 42 Prozent der wichtigste Treiber für die Datenflut. Dann folgen Kollaboration mit 34 Prozent auf Platz 2 und die Digitalisierung der
Geschäftsmodelle mit 32 Prozent auf Platz 3. Und das hat Folgen. Unter­nehmen müssen sich auf die massiv anwachsende Datenmenge einstellen. Das stellt nicht nur Anforderungen an eine leistungsfähige IT, sondern auch an die Mitarbeitenden und ihre Zusammenarbeit, denn der Informationsfluss und die Kommunikation müssen in optimaler Weise aufeinander abgestimmt werden.

Kollaboration aus der Wolke
Grosse Unernehmen investieren oft in eigene Infrastrukturen für ihre ortsunabhängige Kollaboration. Wie können aber kleine und mittlere Unternehmen von den Vorteilen einer unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit profitieren, ohne dabei gleich tief in die Tasche zu greifen? Cloud-basierte Collaboration Services heisst der Trend für KMU. Die Werkzeuge aus der Wolke helfen auch dem Kleinst- und Klein­unternehmer beim Sparen und beim Steigern der Produktivität.
Im Internet sind zahlreiche kostengünstige Lösungen bis hin zu kostenlosen Tools verfügbar. Der Umfang der einzelnen Kollaborationslösungen vari­­iert stark. Manche bieten den Austausch von Dateien in Kombination mit speziellen Workflows bis hin zu komplexen Projektmanagement-Plattformen und Dokumenten-Managementsystemen an. Alle aber versprechen, die Zusammenarbeit im Team zu planen, zu steuern, zu kontrollieren und zu dokumentieren.
Einsatzmöglichkeiten für Online-Kollaborationstools gibt es viele. Sie reichen von der Aufgabenverwaltung über Res­sourcenplanung, Chat­rooms, Filesharing, Online-Meetings, Gruppenkalender, Terminkoordination bis hin zu Videokonferenzen, Whiteboard und Zeitmanagement. Selbst kreative Ideen lassen sich mit kollaborativen Mindmapping-Tools entwerfen, und über Reviewing-Dienste werden Bilder, Grafiken und Texte freigegeben.
Ob gross oder klein, massgeschneidert oder aus der Cloud – der Anwender muss sich im Klaren sein, welche Funktions- oder Einsatzbereiche die Kollaborationstools abdecken sollen. Bei der Wahl gilt der Grundsatz «Keep it simple», denn je einfacher die Lösungen, desto erfolgreicher die Zusammenarbeit. Ob «All-inclusive»-Lösung oder ein spezialisiertes Kollaborations­tool: Das Ziel und der Nutzen für das Unternehmen und vor allem für die Menschen im Unternehmen müssen klar sein. Nur so lassen sich Arbeitsabläufe optimieren und kann Geld eingespart werden.

Joachim Heldt

Masseinheiten in der Digitaltechnik
Kilobyte (kB) =     1'000 Byte
Megabyte (MB) =  1'000'000 Byte
Gigabyte (GB) =   1'000'000'000 Byte
Terabyte (TB) =    1'000'000'000'000 Byte
Petabyte (PB) =    1'000'000'000'000'000 Byte
Exabyte (EB) =     1'000'000'000'000'000'000 Byte
Zettabyte (ZB) =  1'000'000'000'000'000'000'000 Byte
Yottabyte (YB) =   1'000'000'000'000'000'000'000'000 Byte

 

Einfach ausprobieren

(jh) Das häufigste Medium zur Kommunikation und zum Datenaustausch ist nach wie vor E-Mail. Um Wissen und Informationen im Team auszutauschen und zu teilen, reichen E-Mail-Dienste jedoch nicht mehr aus. Heute werden Wissen, Daten und Dokumente in virtuellen Räumen abgebildet und stehen ort- und zeitunabhängig allen Teammitgliedern zur Verfügung. Hier eine nicht abschliessende Übersicht über Kollaborationstools.

Affinitiz
Affinitiz erlaubt das schnelle Erstellen von Blogs und Communities. Letztere lassen sich hervorragend für Teamarbeit nutzen. So können verschiedenste Inhalte – seien es nun Videos, Bilder oder Dokumente – hinzugefügt und miteinander verknüpft werden. Diese können dann beispielsweise mit einer Abstimmung verknüpft, kommentiert oder im Team bearbeitet werden.
http://www.affinitiz.com/

Basecamp
Mit Basecamp organisieren Teams ihre Projekte ohne grossen Planungsaufwand. Einfach anmelden und los geht’s: In der Testversion können Anwender sofort Projekte anlegen und weitere Teammitglieder per Mail dazu einladen. Diese gelangen über einen Link auf die Projektseite und können hier Informationen abrufen, Diskus­sionsbeiträge leisten oder Dateien hochladen – auch ohne eigenen Account.
Die Kosten für den Dienst belaufen sich auf 10 Dollar pro Monat, unabhängig von der Useranzahl. Im Einsteigerangebot enthalten sind 3 GB Speicherplatz und bis zu zehn Projekte. http://www.basecamp.com/

Colaab
Colaab bietet eine Reihe interessan­­ter Echtzeit-Kollaborations-Features. So las­sen sich Dokumente, hochauflösende Bilder und Videos jeder Art hoch­laden, besprechen und im Team
bearbeiten. Änderungen können kom­­men­­tiert und die Dokumente und Dateien von jedem Teammitglied auf dem eigenen Rechner abgespeichert werden. Darüber hinaus bietet Colaab umfangreiche Kommunikationsmöglichkeiten, die von Instant-Messaging bis zu Konferenzgesprächen reichen.
http://www.colaab.com/

CentralDesktop
CentralDesktop erweist sich als vielseitiges webbasiertes Kollaborations­tool. Die Plattform bietet Teams und Arbeitsgruppen umfangreiche Projekt- und Taskmanagement-Funktionen, diverse Kommunikationsmöglichkeiten, wie Web- und Audio­­konferenz, sowie die Möglichkeit, Dokumente zu importieren bzw. online zu erstellen und zu bearbeiten.
www.centraldesktop.com

Campfire
Campfire definiert sich selbst als «web-based group chat tool». Dementsprechend zeigt sich das Tool auch als denkbar einfach und übersichtlich gestaltete Kommunikationslösung für Teamarbeit. Einmal registriert, lassen sich Chatrooms erstellen und weitere Teammitglieder oder Kunden zum Chat einladen. In den einzelnen Chats können dann problemlos Bilder, Gra­fiken und Dokumente eingebunden und diskutiert werden.
http://www.campfirenow.com/

Cozimo
Die Online-Freigabe von Dateien und Dokumenten, bei denen es auf das Aussehen ankommt, ist die Domäne von Cozimo. Ob Bilder oder Videos:
Visuell gestaltete Inhalte aller Formate lassen sich mit Cozimo in synchroner und asynchroner Online-Zusammenarbeit kommentieren, besprechen und freigeben. Beispielsweise kann
ein Grafiker seine Entwürfe in einem Online-Meeting präsentieren und dabei Details optisch hervorheben.
Cozimo ist in fünf verschiedenen kostenpflichtigen Varianten erhältlich, die je nach Menge der möglichen Projektgruppen und Speicherplatz zwischen 29 und 249 Dollar pro Monat kosten. Darüber hinaus steht eine kostenlose Version für eine Projektgruppe mit bis zu 10 MB Speicherplatz zum Kennenlernen zur Verfügung.
http://www.cozimo.com/

Groupion
Von der einfachen Teamunterstützung über Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) bis hin zum Enterprise Ressource Planning (ERP) reicht die Bandbreite der Funktionen von Groupion. Damit eignet sich das Produkt auch zur Abbildung wichtiger projektunabhängiger Prozesse
in Unternehmen. Das Basispaket mit Collaboration-Add-on beschränkt sich jedoch auf Funktionen für Aufgaben­-
verwaltung, Gruppenkalender, Wiedervorlagen, Notizen, gemeinsame
Lesezeichen, zentrale Kontaktverwaltung, E-Mail-Client und Dateimanagement.
Das Leistungsspektrum steht in der Free Edition für bis zu fünf Benutzer mit je 50 MB Speicherplatz kostenlos zur Verfügung. In der Business Edition verfügt jeder Nutzer über 500 MB Speicherplatz – zu einem Preis von 14,95 Euro pro User und Monat. Teammitglieder, die nur Lesezugriff erhalten, zählen dabei nicht als User.
http://www.groupion.com/

Huddle
Der Name Huddle (Haufen) vermittelt nicht die Vorstellung von professioneller Zusammenarbeit, die in geordneten Bahnen verläuft. Doch genauso wie beim American Football, wo aus dem Huddle, der Zusammenkunft aller Spieler einer Mannschaft, das planvolle Vorgehen im Rahmen eines Spielzugs entsteht, soll die Software Unternehmen bei der erfolgreichen Zusammenarbeit unterstützen. Laut eigenen Angaben setzen bereits mehr als 100?000 Organisationen auf Huddle. Freelancer gehören ebenso zum Kundenstamm wie multinationale Unternehmen oder Regierungsbehörden. «Mehr als File­sharing» verspricht der Anbieter und positioniert sich als Alternative zu Sharepoint. Mit Funktionen für Whiteboards, Diskussionen und Meetings unterstützt Huddle die Zusammenarbeit in Echtzeit ebenso wie die Verwaltung unterschiedlicher Ressourcen. Die Testversion vermittelt den Eindruck von Übersichtlichkeit und Transparenz. Die Kosten sind nur über das Verkaufspersonal in Erfahrung zu bringen.
http://www.huddle.com/

Mobiwaves
Das Produkt Mobiwaves legt den Fokus auf die Unterstützung mobiler Mitarbeiter. Das Tool unterstützt die Anwender bei der Teamorganisation und effizientem Projektmanagement, mit Schwerpunkt auf dem Marketing. Die Lösung beinhaltet neben den klassischen Funktionen für die Online-Zusammen­arbeit, wie Workflow, Aktivitätenverwaltung für Aufgaben, Rückrufe, Aktennotizen usw., auch Kunden- und Interessentenverwaltung, Adressen, Kontakte und ein Rechnungsjournal.
Neben zahlreichen Stammdaten, etwa aus der Geräte- und Artikel­datenbank, sind auch Vertrags- und Auftragsdaten für die Mitarbeiter unterwegs verfügbar. Hinzu kommen eine Dokumentenverwaltung für Skizzen und Pläne, die flexible Touren- und Einsatzplanung sowie ein Service- und Aktivitäten-Reporting. In der Startversion ist die Lösung mit bis zu drei Usern und 500 MB Online-Speicher zum Preis von 34 Euro monatlich erhältlich zuzüglich einer einmaligen Einrichtungsgebühr von 59 Euro.
http://www.mobiwaves.de/

 

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