Gemeinsam ist man stark

(sk) Kommunikation und Kollaboration sind Treiber für Innovation und Wachstum. Je einfacher Wissen und Daten weltweit ausgetauscht und geteilt werden können, desto effizienter und erfolgreicher gestaltet sich die Zusammenarbeit. Die Chancen, die sich aus intelligenten Kommunikations- und Kollaborationslösungen ergeben, befähigen Mitarbeitende heute und in Zukunft, sicher, schnell und über Grenzen hinweg zusammenzuarbeiten.

Schritt für Schritt
Auf dem Weg zu einer besseren Zusammenarbeit sehen sich CIOs, das Procurement und die Projektleiter vor einer Reihe von Herausforderungen: Wie können Arbeitsprozesse erleichtert, wie Workflows beschleunigt werden? Wie lassen sich persönliche Effi­zienz und Produktivität steigern und im Gegenzug (Reise-)Kosten senken? Welche Wege gibt es, um das IT- und Telekommunikations-Management zu optimieren?
Und nicht zuletzt: Wie kann ein Unternehmen attraktive Arbeitsplätze schaffen, um die Talente der Zukunft, die als «Digital Natives» mit modernen (Kommunikations-)Medien gross geworden sind, für sich zu gewinnen? Dabei muss all dies mit grösster Sicherheit über die Bühne gehen.
Unified Communication and Collaboration (UCC) führt im ersten Schritt die unterschiedlichen Kommunikationsmedien auf einer einheitlichen und leicht bedienbaren Oberfläche zusammen. Dazu werden ehemals getrennte Plattformen und Medien homogenisiert und anschliessend alle notwendigen Applikationen integriert.
In der Praxis bedeutet das zunächst, dass jeder Kommunikationskanal zu jedem Zeitpunkt optimal eingesetzt wird und die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden deutlich steigt. Sie können sich zum Beispiel E-Mails im Auto
vorlesen lassen oder Faxe als Anhang auf ein E-Mail-Account senden. Im nächsten Schritt wird eine Zusammenarbeit unabhängig von Ort und Zeit möglich: Teams können flexibel zusammengestellt und Projekte schneller vorangetrieben werden, weil alle Beteiligten ihren Wertbeitrag in den laufenden Prozess einbringen und Dokumente zeitgleich bearbeiten können – unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Früher getrennt, heute vereint
Damit eine UCC-Lösung, die massgeschneidert in ein Unternehmen passt, möglich wird, müssen aus früher getrennten IT- und Telekommunikations-Welten homogene ICT-Lösungen entstehen. Dadurch können Sprache und Daten zusammenkommen, Festnetztechnologie kann sich mit Mobilfunk verbinden. Um zum Beispiel Präsenzinformationen eines Gesprächspartners zu generieren, müssen Kalender und Telefonanlage integriert werden; um mit dem Notebook zu telefonieren oder Videokonferenzen abzuhalten, müssen Sprache und Daten auf einer IP-Plattform abgebildet werden; um Telefaxe und Voice-Mails per E-Mail zu versenden, müssen Telco-Dienste mit IT-Applikationen kooperieren; und um alle Funktionen auch unterwegs zu nutzen, muss ein mobiler Zugriff auf die Arbeitsumgebung geschaffen werden.

Hierarchisch organisierte Zulieferketten werden von einem funktionsorientierten Miteinander abgelöst, in dem sich Unternehmen entlang der Supply Chain in "Wertschöpfungsnetzwerken" zusammenschliessen.

UCC wird erst dann für ein Unter­nehmen wirklich wertschöpfend, wenn Geschäftsprozesse und Kommunika­tion nahtlos ineinander verwoben werden. Das setzt voraus, dass der Anwender aus seiner gewohnten Arbeits­umgebung heraus (z.B. SAP) UCC-Funk­­tionalitäten nutzen kann. Wesentliche Voraussetzung dafür ist, dass Schnittstellen standardisiert werden, um die Durchgängigkeit auf Ebene der Prozesse und Systeme sicherzustellen – damit Kommunikation sinnvoll und bedienerfreundlich in die Arbeitsapplikation und in den entsprechenden Prozess integriert und die Zusammenarbeit beschleunigt wird!

Nutzen von Wertschöpfungsnetzwerken erschliessen
Inzwischen vernetzen sich immer mehr Unternehmen in drei Richtungen. Sie bringen auf verschiedene Abteilungen und Standorte verteilte Mitarbeitende zu virtuellen Projektteams zusammen. Im nächsten Schritt erweitern sie die Team Collaboration zur Cross Company Collaboration, indem sie sich firmenübergreifend mit Zulieferern und Partnern vernetzen. Noch einen Schritt weiter geht Mass Collaboration in Unternehmen, die mit Kunden und Anwendern direkt in der Produktentwicklung zusammenarbeiten, um die Wünsche der späteren Käufergruppe schon in der Innovationsphase zu verarbeiten.
Frühere hierarchisch organisierte Zulieferketten werden zunehmend von einem funktionsorientierten Mitein­ander abgelöst, in dem sich Unter­nehmen entlang der Supply Chain in so­­genannten «Wertschöpfungsnetz­wer­ken» zusammenschliessen. Auf
allen Ebenen flexibilisieren und beschleunigen die Kollaborationstools die Arbeitsabläufe, verbessern die Effizienz und setzen kreative Potenziale entlang der Wertschöpfungskette frei, wobei zugleich auch die Produkte­risiken minimiert werden können. Die neuen Kooperationsmodelle zielen im Einzelnen darauf ab:

• Projektdurchlaufzeiten zu verkürzen,
• Arbeitsabläufe zu optimieren,
• das Time-to-Market zu forcieren,
• Innovationen entlang des Entwicklungs-, Design-, Produktions- und Vertriebsstrangs schneller auszuschöpfen und Produktivitätssteigerungen bei gleichzeitiger Kosten- und Risikoreduzierung zu ermöglichen.

Generell kann sich heute kein Grossunternehmen den neuen Kollaborationsformen komplett entziehen, ohne Wettbewerbsnachteile zu riskieren. Die Herausforderungen liegen vor allem darin,

• den für das Unternehmen und seine Strategie geeignetsten Ansatz zu finden, mit dem die Interaktion den höchsten unternehmerischen Mehrwert generiert,
• homogene End-to-End-Plattformen und keine Insellösungen zu schaffen und
• das richtige Mass an Integrationstiefe zu definieren und gemäss den zugewiesenen Rollen in der unternehmensweiten oder -übergreifenden Zusammenarbeit für die nötige Sicherheit in Bezug auf Daten, Systeme, Zugriffsrechte, Identitäten oder Patent- und Urheberrechte zu sorgen.

Wege zum reibungslosen Informationsaustausch
Die Kooperation mit Partnern rund um den Globus hat für Unternehmen viele Vorteile: Sie können alternative Sourcingmodelle nutzen, neue Markt- und Kundenpotenziale erschliessen oder erhalten Zugang zu Kompetenzen
lokaler Nischenanbieter. Doch Cross Company Collaboration ist zweischneidig: Der firmenübergreifende Informationsaustausch soll möglichst reibungslos verlaufen. Gleichzeitig dür­fen Know-how und Daten nicht unkontrolliert über die Unternehmensgrenzen hinausgelangen. Auf vier Ebenen sind besonders heikle Punkte angesiedelt, die bei der Implementation einer Cross-Company-Collaboration-Lösung zwingend beachtet werden müssen.

1. Identitätsmanagement
Alle Projektteilnehmer müssen eine hochsichere Verbindung zum virtuellen «Projektraum» herstellen können – dies geschieht sinnvollerweise über ein in die Lösung integriertes persön­liches Sicherheitszertifikat.

2. UCC-Funktionalitäten
Im besten Fall sind UCC-Funktionalitäten wie Präsenzstatus, Telefonie, Video und Instant Messaging sowie Application- und Desktop-Sharing bereits in der Kollaborationslösung integriert. So entsteht bei jedem beteiligten Unternehmen nur eine einzige Schnittstelle, was wiederum die Anbindung neuer Partner ans Kollaborationsnetzwerk vereinfacht.

3. Projektmanagement
Auf der Stufe Cross Company Collaboration müssen unternehmensübergreifende Abläufe für die Zusammenarbeit an Dokumenten und Applikationen definiert werden.

4. Datenmanagement
Wo werden welche Daten gespeichert? Wer hat welche Zugriffsrechte? Diese und ähnliche Fragen tauchen schnell auf, wenn mehrere Unternehmen auf einem System zusammenarbeiten. Die beteiligten Unternehmen müssen – gemeinsam und für sich selbst – entscheiden, wie das Kollaborations­system in ihre bestehenden Systeme und Prozesse integriert wird.

Technologien ab der Stange, um all diese – meist unternehmens- und branchenspezifischen – Anforderungen zu erfüllen, gibt es nicht. Es existieren aber Projektmanagement­anwendungen wie PLATON (PLATform for Orchestrated Networking), welche modular aufgebaut sind und sich deshalb flexibel an individuelle Anforderungen des Business anpassen lassen. Doch gemäss aktuellen Studien steht die Nutzung von standardisierten Schnittstellen zwischen Unternehmen, ihren Kunden, Lieferanten und Partnern in der Schweiz noch weitgehend am Anfang.

Next Generation Collaboration: Anwender einbeziehen
Auch die kollektive Intelligenz ausserhalb des Unternehmens kann heute für unternehmerische Zwecke nutzbar gemacht werden. Mit dem Web 2.0 können Kunden und Anwender helfen, Produkte und Leistungen zu optimieren und innovative Angebote zu entwickeln. Unternehmen, die ihren Kunden Community-Portale bereitstellen, haben sowohl den Markt besser im Blick als auch einen engen Kontakt zur Zielgruppe.
Die eher passive Form der Nutzung besteht in der schlichten Beobachtung der sozialen Medien: Die statistische Auswertung von Nutzerprofilen oder das Monitoring von Beiträgen in Diskussionsforen liefern einem Hersteller wertvolle Informationen über Meinungen und Emotionen seiner Kundengruppen. Aktiver wird ein Unternehmen, wenn es seinen Kunden und Anwendern selbst ein offenes Internet­forum bereitstellt und die Diskussionsbeiträge – ob positive oder negative – jeweils kommentiert.
Die aufwendigste, aber auch direkt Nutzen stiftende Interaktionsform ist die aktive Partizipation des Kunden. Unternehmen können ihre Kunden über sogenannte Open-Innovation-Plattformen direkt einbeziehen. Die Kunden können Ideen und Meinungen einbringen und damit dazu beitragen, das optimale Produkt zu entwerfen. Zwar engagieren sich auf solchen Open-Innovation-Plattformen nur wirklich interessierte Kunden. Es sind jedoch genau diese, welche am meisten Hintergrundwissen mitbringen und damit dem Unternehmen auch die besten Vorschläge liefern.
Ein Beispiel aus der Automobilindustrie ist der Fiat 500, für dessen Entwicklung auf einer eigens aufgesetzten Plattform mehr als zwei Millionen Designvorschläge von Fans eingegangen waren. Bei Serienreife lagen dann bereits 80.000 Bestellungen vor. Die Antizipation von Kundenwünschen in der Projektentwicklung durch direkte Beteiligung der Kunden senkt das Risiko eines Produkte-Fehlstarts am Markt.

Senta Kleger
Head Corporate Marketing&Communications, T-Systems Schweiz