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Versorgungslogistik im Spital Männedorf

Versorgungsassistenten sind für die Materialversorgung auf den Stationen zuständig. Die Verbrauchssteuerung erfolgt mit der Kanban-Methode. Sobald ein Entnahmefach leer ist, wird die Karte auf der Schiene der offenen Bestellungen platziert.Die Spital Männedorf AG bietet den über 80 000 Menschen am rechten Zürichseeufer eine Grundversorgung in den Bereichen Medizin, Chirurgie sowie Gynäkologie und Geburtshilfe an. Seit Juni 2015 verfügt das Spital über einen neuen Behandlungstrakt und optimierte Prozesse.

Zur Grundversorgung kommen die Leistungen des spitaleigenen Rettungsdienstes, der interdisziplinären Notfallstation und der Intensivpflegestation hinzu. Jährlich betreuen die über 750 Mitarbeitenden gut 7000 stationäre sowie etwa 29 000 ambulante Patientinnen und Patienten. 2013 betrug der Gesamtumsatz 98,4 Millionen Franken.

Investition in die Zukunft
Die herrliche Lage am Zürichsee ist für viele Patientinnen und Patienten mit einer Zusatzversicherung attraktiv. Und so investiert das Spital Männedorf in den Neu- und Ausbau des Behand- lungstraktes und gewährleistet damit die medizinische Grundversorgung auch in Zukunft.

Zusätzlich wird aber auch in die interne Versorgungslogistik investiert. In der Vergangenheit bestellte das Pflegepersonal nach bestem Wissen und Gewissen die benötigten Medikamente und Pflegemittel elektronisch im Zentrallager. Ohne Plausibilitätskontrolle brachten die Lagermitarbeitenden die Arzneimittel auf einem Rollwagen in die einzelnen Abteilungen. Das Pflegepersonal verräumte die Medikamente in die Schränke, was zu Mehraufwand, aber auch zu einer hohen Verwurfsrate führte.

Schritt fur Schritt zum Ziel
Mit dem Projekt «Stationsversorgung» verfolgt das Spital Männedorf die folgenden Ziele:
• Aufbau eines automatisierten internen Regelkreises bis zur Stationsversorgung
• Wegfall sämtlicher Bestell- und Logistikarbeiten bei der Pflege
• Optimierung der Lagerbestände auf den Stationen und dem Zentrallager
• Steigerung der Effektivität durch die Entlastung des Pflegepersonals
• Erhöhung der Kompetenz der Versorgungsassistenten
• Optimierung der Abläufe der Spitallogistik durch die Anwendung der Kanban-Methode
• Einsparungen beim Einkauf durch die optimale Bewirtschaftung der Medikamente und des Versorgungsmaterials

Das Projektteam war für die schrittweise Umsetzung der Vorgaben in den einzelnen Abteilungen verantwortlich. Zunächst wurden die gelagerten Artikel und der tägliche Verbrauch analysiert. Daraus resultierte eine Bestandesreduktion, was eine Redimensionierung der Vorratsschränke mit sich zog. Zusätzlich wurden die Schränke mit doppelten Behältern ausgerüstet, und die Kennzeichnung erfolgte mittels normierten Barcode- Etiketten.

Organisatorisch erfolgt eine Trennung nach Aufgaben. So sind neu Versorgungsassistenten für die Materialversorgung auf den Stationen zuständig. Mit der Kanban-Methode erfolgt die Verbrauchssteuerung. Sobald ein Entnahmefach leer ist, nimmt das Pflegepersonal die Karte aus dem Reservefach und platziert sie auf die Schiene der offenen Bestellungen. Beim täglichen Rundgang scannen die Versorgungsassistenten die Karten mit einem der ICS-DT-X7 MDE-Geräte und platzieren sie auf die Schiene der Bestellungen, welche in Bearbeitung sind. Am Ende des Rundgangs werden die erfassten Datensätze in die Nexus- Verwaltungssoftware übertragen und dort verarbeitet.

Die Rüstaufträge werden auf die MDEGeräte übertragen. Anschliessend werden die Medikamente und das Versorgungsmaterial in die Transportboxen gerüstet und in die Abteilungen gebracht. Dort ist es schliesslich auch die Aufgabe der Versorgungsassistenten, die Produkte in die Reserve-Vorratsbehälter zu versorgen und durch die Rückgabe der Karte zu quittieren. Ein wichtiger Bestandteil des Projekts ist die Orientierung und Schulung der Pflegemitarbeitenden. Denn die anfängliche Skepsis kann nur durch Informationen und gute Zusammenarbeit beseitigt werden.

Schlanke Prozesse
Mit der hard- und softwaremässigen Umsetzung des Projekts waren die Firmen Nexus und ICS AG beauftragt. Während Nexus die internen Abläufe der Bestellung und die Schnittstellen vorbereitete, hat ICS die Bedieneroberfläche und Client-Logik auf den MDE-Geräten programmiert und den ICS-Identcom Kommunikationsserver installiert und parametriert.

«Die Zusammenarbeit war sehr konstruktiv und erfolgreich», so Erhard Rüegg, Leiter Beschaffung und Versorgung im Spital Männedorf. «Nach der Umstellung waren auch schon die ersten Resultate sichtbar», weiss Rüegg zu berichten. Das Projekt «Stationsversorgung » realisiert vielversprechende Einsparungen durch optimale Bewirtschaftung der Medikamente und des Pflegematerials. Die Projektkosten konnten aufgrund von schlanken Prozessen in knapp zwei Jahren amortisiert werden. So wird ein Beitrag geliefert, um der Kostenexplosion im Gesundheitswesen entgegenzuwirken.

Jiri Cerny
Direktor, ICS Identcode Systeme AG

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