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EDI: Wenn Fehler fehlen

Die Markenartikel-Vertriebsfirma Promena verarbeitet heute rund 80 Prozent ihrer Kundenbestellungen automatisch. Dahinter stehen der frühzeitige Einsatz von Standards und EDI sowie ein qualifizierter Outsourcing-Partner.

Das Format ist zwar schon mehr als 30 Jahre alt, heute aber mehr denn je im Einsatz: EDI erledigt für Unternehmen rund um den Globus den Datenaustausch. Deshalb stellte auch die auf Markenvertretungen und POS-Services spezialisierte Promena ihre EDI-Anwendungen auf eine neue Basis. Das Unternehmen vertreibt eine Vielzahl von Marken, wie zum Beispiel McCormick, Butty, Pepsi, Assugrin, Del Monte oder Zentis aus dem Bereich Food und Getränke oder Denim, Vileda, Frosch, Rorax und Zip aus dem Bereich Near Food. Früher betrieb Promena einen eigenen Datenkonverter, doch seit rund 12 Jahren will man nicht mehr mit jedem Kunden über die technische Anbindung sprechen und diese umsetzen.

Bei der Suche nach einem Outsourcing- Anbieter fiel die Wahl auf die von Daniel Giger und Steven Cefalà gegründete Firma STEPcom Services GmbH. Deren Angebot eines EDI Service Center erschien Promena als passende Lösung. Es liefert die Kundenbestellungen direkt in Promenas ERP und erlaubt anschliessend die automatische Übermittlung von Lieferscheinen oder Rechnungen. Alle Kommunikations- und Konvertierungsvorgänge werden von STEPcom laufend überwacht.

Etablierte statt proprietäre Lösung
Das meistgenutzte Format im EDI Service Center von STEPcom ist der UN/EDIFACT-Standard. Laut Giger ist dieser zwar schon 30 Jahre alt, erfreut sich aber einer noch immer steigenden Verbreitung. Syntax und Struktur seien überzeugend, hinzu komme der sehr sparsame Umgang mit Datenvolumen, weil das zu Anfangszeiten des Standards ein sehr wichtiges Kriterium war. Er betont vor allem, dass es sinnvoll sei, auf eine global etablierte statt eine proprietäre Lösung zu setzen. Für Promena wird das von GS1 für die Schweiz adaptierte EANCOM-Subset in den entsprechenden Ausprägungen der Kunden verwendet.

EANCOM ist der am weitesten verbreitete und wichtigste Standard im Detailhandel, aber auch in anderen Branchen (Industrie, Transport, Healthcare). Das EANCOM-Subset unterliegt einer Versionierung (sog. Directory). Die heute im Handel am häufigsten genutzten Directories sind D.96A und D.01B. Neue Meldungen werden in der Regel im D.01B definiert, da erst ab dieser Version die mehrwertsteuerkonforme signierte elektronische Rechnungsstellung (eINVOICsig) möglich ist. Folgende Meldungstypen sind nun bei Promena im Einsatz:
- ORDERS In (Bestellung eingehend)
- ORDRSP Out (Bestellantwort ausgehend)
- DESADV Out (Lieferavis ausgehend)
- INVOIC Out (Rechnung ausgehend)
- INVRPT In (Lagerbestands-Bericht eingehend)

Derzeit sind 15 produktive EDI-Partner angebunden. Im EDI Service Center nutzt man dafür 30 Mappings, wobei für jeden Meldungstyp und Partner eines zum Einsatz kommt. Für die Integration in Promenas ERP-System Microsoft Dynamics AX werden die Standard-Inhouse-Schnittstellen von STEPcom genutzt. So erhält Promena ein gleichbleibendes Schnittstellenformat pro Meldungstyp und kann alle unterschiedlichen EDI-Partner mit ihren unterschiedlichen Ausprägungen abbilden.

Pro Tag werden für Promena zwischen 200 und 300 Dokumente verarbeitet, bei denen nichts mehr abgetippt werden muss. Giger streicht heraus, dass vor allem die proaktive Überwachung des Datenaustauschs seitens STEPcom vorteilhaft ist. So bemerke man es vor den angebundenen Unternehmen, wenn einmal Meldungen liegen bleiben oder auf Hindernisse stossen. Dank automatisierten Benachrichtigungen kann der STEPcom-Support sofort angemessen reagieren und die Angelegenheit bereinigen. Falls nötig, wird die Kontaktperson im betroffenen Unternehmen verständigt, im Übrigen kann man sich dort auf das Kerngeschäft konzentrieren.

Nach über zehn Jahren ein anhaltend positives Fazit
Laut Angaben von Promena werden vier von fünf Kundenbestellungen (Lieferungen) von EDI-Kunden generiert. Diese stellen 82 Prozent der Verkaufserlöse dar. Die Erfahrungen der vergangenen mehr als zehn Jahre sind positiv Die Effizienz der Zusammenarbeit mit den Kunden sei sehr gut, die Fehlerquote sehr tief und vor allem gebe es keine «Abschreibfehler». Die Einführung neuer EDI-Partner oder neuer Message-Typen gelinge nun effizient und kostengünstig. Insgesamt habe man Ressourcen sparen können, auch mit Blick auf das Personal. Dies sei jedoch schwierig zu quantifizieren.

STEPcom-CEO Daniel Giger meint, dass für die erfolgreiche Implementierung mehrere Faktoren ausschlaggebend sind. Einerseits müssen kompetente Gesprächspartner mit hohen Prozesskenntnissen der jeweiligen EDIPartner vorhanden sein. Auf der anderen Seite muss auch der Outsourcing- Dienstleister Personen zum Projekt abstellen, die sich mit den Möglichkeiten und Anforderungen von EDI auskennen. «Die Kompetenz muss auf beiden Seiten vorhanden sein», stellt Giger fest. Ausserdem sind saubere Stammdaten unabdingbar. Sind sie nicht korrekt, wird die Bestellung nie reibungslos ablaufen. Gerade für automatisierte Prozesse sind saubere Stammdaten existenziell und eine absolute Grundvoraussetzung.

Die Anbindung von Promena an das EDI Service Center erfolgte 2004 binnen rund drei Monaten vom Projektstart bis zur Aufschaltung des ersten Kunden. Anschliessend liessen sich neue Kunden rascher hinzufügen, weil die jeweils benötigten Schnittstellen bereits programmiert sind. STEPcom schaltet die Kunden dabei immer nacheinander auf. Man nimmt nicht zehn auf einmal, weil es dann durchaus zu Schwierigkeiten kommen kann. Deshalb wird ein stufenweises Vorgehen favorisiert, welches auch besser mit den übrigen Betriebsabläufen harmoniert.

Mehr Zeit für echte Sales-Aktivitäten
Die Einführung dieser automatisierten Prozesse verändert zudem die Tätigkeiten der Customer-Service-Abteilung. Sie muss sich jetzt nicht mehr um das Abtippen von eingehenden Bestellungen kümmern, sondern hat mehr Zeit, um auf besondere Kundenbedürfnisse einzugehen. Promena hat in den vergangenen Jahren noch weitere Services von STEPcom in Anspruch genommen: beispielsweise das eINVOIC Center für die mehrwertsteuerkonforme signierte Rechnungsstellung und das Rechnungsarchiv, das Supply Chain Center für die Abwicklung von VMI-Prozessen (Vendor Managed Inventory) und schliesslich STEPbox für die Befüllung der trustbox® von GS1 Schweiz mit Produktstammdaten.

Laut Giger müssen solche EDI-Anwendungen nicht nur grossen Unternehmen vorbehalten bleiben. Man führe auch Lösungen für Unternehmen ohne Integrationsmöglichkeit in ein ERP, die dennoch mit dem Schweizer Handel EDI anwenden wollten. Die grössten positiven Effekte darf man erwarten, wenn bereits ein ERP mit EDI-Schnittstellen vorhanden ist. Damit lässt sich die Prozessautomatisierung einfach erreichen. Fehlerquellen werden ausgeschaltet, Ressourcen gespart. Zudem kommt man den Retailern entgegen, die gern EDI nutzen. Denn der Trend geht zu vielen kleinen Bestellungen mit geringem Warenwert, weil der Handel so seine Lagerhaltung minimieren kann. STEPcom selbst hat auch anderweitig mit ihrem Angebot einer zentralen EDI-Plattform Erfolg gehabt. Das 2003 gegründete Unternehmen zählt heute mehr als 600 Unternehmenskunden. Die Angebotspalette wurde sukzessive erweitert, und mehrere Tochterunternehmen wurden gegründet. Diese bieten beispielsweise die Erstellung rechtskonformer Rechnungssignaturen, VMI-Lösungen oder ein GS1-zertifiziertes Clearingcenter (VAN) an. In Zukunft möchte man das Angebot rund um Stammdaten noch deutlich erweitern. Laut Giger gewinnt dieses Thema ständig an Bedeutung. Das 2015 gegründete Unternehmen Contentis führt bereits einen GS1 GDSN-zertifizierten Stammdatenpool und ist damit eine von weltweit nur rund 30 Firmen mit diesem Angebot.

Alexander Saheb

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