Standards sorgen für Ordnung
IVF Hartmann AG verlängert mit dem Onlineshop Hartmann easy die eigene Wertschöpfungskette. Der Multi-Lieferanten-Marktplatz erleichtert Pflegeheimen, Spitälern und Spitex-Organisationen die Materialbeschaffung. Für das erwartete Wachstum baut IVF Hartmann AG ein neues Logistikcenter in Neuhausen. Hinter allem spielen die GS1 Standards eine grosse Rolle.
Die in Neuhausen am Rheinfall ansässige IVF Hartmann AG produziert und vertreibt seit rund 145 Jahren medizinisches Verbrauchsmaterial wie Verbandsstoffe, Pflaster, Inkontinenzmaterial, OP-Bedarf und seit neuerem auch Schnelltests (Gluten, Cholesterin usw.). Mit rund 380 Mitarbeitenden werden in der Schweiz 130 Millionen Franken Umsatz erzielt. Das Unternehmen gehört seit 1993 zur deutschen Hartmann Gruppe, die weltweit mit rund 10 000 Mitarbeitenden einen Umsatz von 2 Milliarden Euro erwirtschaftet. In der Schweiz offeriert IVF Hartmann AG ein 3500 Produkte umfassendes Sortiment. «Etwa ein Viertel davon wird in Neuhausen hergestellt, weitere 55 Prozent beziehen wir von anderen Hartmann-Standorten weltweit», erklärt Edward Mulder, Head of Digitalization. Der Rest wird von anderen Herstellern eingekauft. Ab Neuhausen findet auch die Logistik und Belieferung für den Gesundheitsmarkt Schweiz und an andere Hartmann-Gesellschaften statt, erläutert Beat Gerber, Head of Logistics. Für die Kunden, insbesondere für Alters- und Pflegeheime sowie Spitäler, ist die Optimierung der Beschaffung angesichts des starken Kostendrucks im Gesundheitswesen ein wichtiges Thema. Die Prozesskosten (Bestellungsablauf, Belieferung, Rechnungswesen usw.) sind bei der Beschaffung von medizinischem Verbrauchsmaterial oft höher als der eigentliche Warenwert. Pflegeeinrichtungen und Spitäler streben deshalb danach, das verwendete Artikelsortiment und die Zahl ihrer Lieferanten nach Möglichkeit zu verringern.
Strategische Entscheidung
Als Produktanbieter hatte IVF Hartmann AG zwei Optionen, sagt Mulder: entweder die eigene Produktpalette durch Zukäufe zu erweitern oder einen virtuellen Multi-Lieferanten-Marktplatz nach dem Vorbild von Amazon aufzubauen.IVF Hartmann AG entschied sich vor zwei Jahren für Letzteres und schuf den Online-Marktplatz Hartmanneasy.com. Dessen Sortiment wurde möglichst breit gefasst und reicht schon heute über medizinisches Verbrauchsmaterial hinaus. Man kann dort Körperpflegeprodukte wie Rasierer, Zahnbürsten und Shampoos kaufen, und das Sortiment soll noch erweitert werden. Nach einer erfolgreichen Testphase ging der Marktplatz im Oktober 2017 live. Mittlerweile zählt er über 1000 Kunden mit rund 2500 Nutzern. IVF Hartmann AG erzielt heute rund 70 Prozent des Umsatzes mit Pflegeeinrichtungen über diesen Marktplatz. Die Besonderheit ist dabei die Bündelung der Lieferungen: IVF Hartmann AG bündelt die Waren der verschiedenen Anbieter auf Hartmann easy zu einer einzigen Lieferung, was den Logistikaufwand beim Kunden stark senkt. Es gibt auch nur eine einzige Monatsrechnung. Die Zusammenführung der verschiedenen Bestellungen kommt gut an, berichtet Gerber. «Wir sehen das als grosse Chance, weil viele Mitbewerber die Logistik outgesourct haben.» Der Lieferservicegrad erreicht über 99 Prozent. Was bis 14 Uhr bestellt wird, kommt in der Regel am Folgetag an, in der ganzen Schweiz.
Umfassende Logistikberatung
Viele Pflegeeinrichtungen nutzen zudem die Fach- und Prozessberatung von IVF Hartmann AG. In diesem Rahmen erfolgt die Sortimentsoptimierung mit dem Ziel, ein effizientes, bedürfnisgerechtes Sortiment bereitzustellen. Die Kunden können sich ein bestimmtes Produktuniversum im Shop definieren, und ihre Mitarbeitenden können dann innerhalb dieses Universums Bestellungen auslösen. IVF Hartmann AG offeriert auch Logistikangebote wie Stationslieferung, Einräumservice und Inventur. «Viele Kunden verzichten danach auf die Einführung eines eigenen internen Bestellsystems und nutzen einfach easy», meint Mulder. Das bringt wieder neue Anforderungen mit sich: die Versorgung mit Stoma-Artikeln, die Beschaffung gewöhnlicher Verbrauchsartikel wie Batterien oder Kleiderbügel und sogar Funktionen eines Materialwirtschafts- Systems wie Bestandesführung. Die Basis des Marktplatzes sind Stammdaten. Sie dienen einerseits zur Kundenidentifikation, andererseits repräsentieren sie den Artikelstamm mit allen Produktinformationen. Der Kundenstamm kommt aus dem CRM-System von IVF Hartmann AG, der Artikelstamm wird aus den Katalogsystemen der Lieferanten gespeist. Neben den Artikelstammdaten (inklusive GTIN) werden auch Bilder, Werbemittel, Hierarchien und Sortierungen vollautomatisch aus den Systemen der Anbieter importiert. Das geschieht auf Basis eines proprietären XML-Formats, da die bestehenden Standards die Anforderungen von Marketing und Sales nicht erfüllten.
Die GTIN dient als Basis
Standards von GS1 waren von Anfang an mit dabei. Im Mittelpunkt steht die Global Trade Item Number (GTIN), die jedes Produkt hat. Fixe Codes (EANMit 13) werden teilweise auf Verpackungen gedruckt. Alle variablen Codes (GS1-128) werden im Produktionsprozess gedruckt, entweder als 1D oder 2D. Bei von IVF Hartmann AG selbst hergestellten Produkten wird die GTIN auch selbst vergeben. Je nach Produktklasse kommt entweder die Symbologie EAN-13 oder GS1-128 zum Einsatz. So werden beispielsweise höherwertige sterile Produkte zusätzlich zur Produktidentifikation (GTIN) mit Losnummer, Verfallsdatum und Seriennummer gekennzeichnet. Es besteht jedoch der Trend, bei Umstellungen ergänzend zur GTIN Zusatzinformationen im GS1-128 zu verschlüsseln. Die GS1 Standards dienen aber nicht nur zur Identifikation der Produkte und der Einheiten, sondern kommen auch bei bestimmten Prozessnachrichten wie Bestellung, Lieferschein und Rechnung zum Einsatz. Die Kommunikation zwischen der Shop-Website und dem Backend bei IVF Hartmann AG nutzt Webservices. Ebenso sind die ERPSysteme der Partner-Lieferanten angebunden. Da aber nicht jedes ERPSystem Webservices unterstützt, nutzt man ansonsten etablierte EDI-Schnittstellen auf Basis diverser EDIFACTFormate. Diese Nachrichten seien zwar nicht gerade modern, aber am Markt und bei Kunden sowie Marktplätzen (GHX, Medical Columbus, HBS usw.) etabliert. «Webservices und XML-Schnittstellen sind sicherlich das Optimum», stellt Mulder fest. Als Alternative seien die etablierten EDIFACT-Schnittstellen eine stabile Basis für Prozesse, die sich nicht häufig ändern. Auf eine Kundenidentifikation beispielsweise mit der von GS1 bereitgestellten Global Location Number (GLN) wird verzichtet, weil Pflegeheime oft keine solche haben.
Neubau als Bekenntnis zum Standort Schweiz
Um den neuen logistischen Anforderungen dieses Onlineshops und dem erwarteten Wachstum zu genügen, baut IVF Hartmann AG in Neuhausen ein neues Logistikcenter. Für rund 15 Millionen Franken wird bis zum Jahr 2020 das «Logistics Center Switzerland » entstehen und mehrere heutige Logistikstandorte ablösen. Das neue Center umfasst ein Hochleistungs- Tablar-Lager (HTL) mit 10 000 Tablaren sowie ein Schmalgang-Palettenlager mit 4000 Palettenplätzen. Der Gebäudeteil des HTL wird zweigeschossig ausgeführt, wobei im oberen Geschoss die gesamte Regalanlage samt der automatisierten Shuttles realisiert wird. Im Erdgeschoss befinden sich die Kommissionier-, Pack- und Wareneingangsplätze. Ferner werden das gesamte HTL und ein Teil des Schmalgang-Hochregallagers für die Lagerung von Paletten aktiv auf 15 bis 25 Grad klimatisiert. Damit möchte man das Lager auf ein erwartetes höheres Volumen von Arzneimitteln und Medizinprodukten ausrichten.
Alexander Saheb