GTIN-Verwaltung leicht gemacht
Sie möchten Ihre Produkte schnell und unkompliziert verkaufen? Im Handel oder über Amazon & Co.? Mit der GTIN Registry stellt GS1 Switzerland KMUs und Start- up-Unternehmen ein Onlineportal zur GTIN-Verwaltung zur Verfügung; Strichcode-Erstellung inklusive.
Präzise, verlässliche und digitale Produktinformationen sind im vernetzten Handel von heute ein Muss. Könnte man zumindest meinen, aber weit gefehlt. Die aktuelle Umfrage der Hochschule für Wirtschaft Zürich (HWZ) zeigt, dass der digitale Reifegrad bei kleinen und mittelgrossen Unternehmen nur langsam zunimmt. 85 Prozent der befragten Schweizer KMUs gehören laut der Studie zu den «digitalen Dinosauriern».
Kein Plan und fehlendes Fachwissen
Wegen mangelnden Ressourcen bleibt viel Potenzial ungenutzt. Gerade KMUs haben oft weder Zeit noch die finanziellen Ressourcen oder das notwendige Fachwissen, um sich mit der Digitalisierung zu beschäftigen. 54 Prozent haben keine Strategie für die digitale Transformation, 71 Prozent planen auch in den nächsten zwei Jahren keine Digitalstrategie und 67 Prozent nutzen keine HR-Software für die Mitarbeiterund Ferienverwaltung sowie für die Lohnbuchhaltung. Und selbst Stammdaten und Artikellisten werden noch manuell und papierbasiert geführt.
Gehört Ihr Unternehmen auch dazu? Dann benötigen Sie in Zukunft die GTIN Registry von GS1 Switzerland. Mit dem Onlinetool ist die Verwaltung der Artikelnummern ein Kinderspiel und es ermöglicht Ihnen den ersten Schritt in die digitale Welt. Sicher erinnern Sie sich noch, warum Sie damals den Kontakt zu GS1 Switzerland gesucht haben. Nein? Wir wissen es. «Ich brauche einen Barcode für meine Produkte. Was muss ich tun?».
Theorie und Umsetzung
Ein Strichcode oder Barcode ist ein Datenträger, der aus verschieden breiten parallelen Strichen und Lücken besteht. Mit dem optischen Muster können Daten dargestellt und maschinell gelesen werden. In den meisten Fällen ist bei der obigen Anfrage ein EAN-13-Strichcode gemeint. In diesem Strichcode wird die 13-stellige GS1 Identifikationsnummer GTIN (Global Trade Item Number) dargestellt. Die GTIN wird aus der GS1 Basisnummer GCP (Global Company Prefix), einer fortlaufenden Artikelnummer und einer zu errechnenden Prüfziffer generiert.
Das Verwalten beziehungsweise das systematische Dokumentieren der Vergabe der GTIN an einzelne Artikel liegt in der Verantwortung des Unternehmens, das ein Produkt unter seiner Marke herstellt und vertreibt. So werden über die Jahre in einem Unternehmen unzählige GTINs zugeteilt, für jede Sorte, für jedes Gebinde und für jede Verpackungsstufe eine neue Nummer. Aber auch die Umsetzung der Verbraucherwünsche nach Produktevielfalt erhöht die Anzahl der GTINs. So verlieren kleine Unternehmen und Start-ups oftmals den Überblick, welche GTINs bereits vergeben wurden und welche noch frei sind.
Die GTIN dient im Handel als Zugriffsschlüssel auf die in Datenbanken hinterlegten Informationen wie Artikelbezeichnung, Bilder, Abmessungen, Gewicht, Herkunftsland, Warengruppe, Konditionen sowie weitere spezifische und unveränderbare Eigenschaften, die dem Produkt zugeordnet werden können. Eigene Warenwirtschaftssysteme oder Datenbanken sind in kleinen und mittleren Unternehmen nur selten im Einsatz. Darum werden Stammdaten und Artikellisten meist manuell per Excel gepflegt oder gar papierbasiert geführt. Solche Ad-hoc-Datenmanagement- Systeme beinhalten zahlreiche Fehlerquellen. Wurde die GTIN schon einem Produkt zugewiesen? Ist die Prüfziffer korrekt berechnet? Wie lautet die nächste freie GTIN? Und last but not least: Wer liefert mir den passenden EAN-13-Strichcode dazu?
Die GTIN Registry
Um kleinen und mittleren Unternehmen diese Herausforderungen abzunehmen hat GS1 Switzerland die GTIN Registry entwickelt. Das Portal steht allen Mitgliedern mit Systemnutzung zur Verfügung. Die webbasierte Plattform vereint GTIN-Verwaltung und Prüfzifferberechnung und erstellt auch gleich den entsprechenden Strichcode in gewünschter Grösse und Auflösung. Auf dem passwortgeschützten Portal werden die GS1 Identifikationsnummern zentral auf einem Server gespeichert und verwaltet.
Und so funktioniert’s: Nach der Anmeldung erscheint eine Übersicht mit den zuletzt bearbeiteten GTINs und den Firmenstammdaten des Unternehmens. Über die Funktion GCP-Zertifikat kann sich der Anwender automatisch eine Bestätigung erstellen lassen, dass das Unternehmen der rechtmässige Inhaber der Basisnummer (GCP) ist. Über die Funktion GTIN gelangt er in die GTIN-Verwaltung.
Wird eine neue GTIN benötigt, schlägt das System automatisch die nächste freie Identifikationsnummer aus dem zugeteilten GCP-Nummernkreis vor. Um die korrekte Prüfziffer müssen sich Anwender nicht mehr kümmern, da sie automatisch berechnet wird. Soll nicht die nächste fortlaufende Nummer im System registriert werden, kann diese überschrieben werden. Dabei wird geprüft, dass keine bereits vergebene GTIN erstellt wird; somit ist die Doppelvergabe von GTINs ausgeschlossen.
Nun erfolgt die Erfassung der Stammdaten. Dazu stehen Datenfelder wie Artikelbeschreibung, Sprache, Nettofüllmenge und Bruttogewicht, Markenname, Markeninhaber, Produkteabmessungen und Masseinheit zur Verfügung. Zur Produktevisualisierung kann ein passendes Produktbild hochgeladen werden. Über die Funktion GTIN anlegen wird der Artikel mit seinen Attributen gespeichert. Die so erfassten Stammdaten können über die Druckfunktion als Stammdatenblatt ausgedruckt oder als PDF-Datei auf dem lokalen Rechner gespeichert werden. Anschliessend kann der Anwender unter Berücksichtigung der Auflösung und des gewünschten Vergrösserungsfaktors den Strichcode erstellen und in die gängigen Grafikformate exportieren. Die so erstellten Strichcodes entsprechen den internationalen GS1 Richtlinien. Über die Funktion Export können die Artikel einzeln oder gesamthaft als Excel- oder CSV-Datei ausgegeben werden.
Stammdaten sind Gold wert. Sie vereinfachen viele logistische Prozesse. Neben Angaben auf Produkteverpackungen oder am Verkaufsregal spielen Stammdaten im Internet eine immer wichtigere Rolle. Mit der GTIN Registry können Sie Ihre Artikelstammdaten schnell und einfach verwalten.
Marco Schwarzenbach
GTIN Registry
Mehrsprachiges Onlineportal für die Verwaltung von GTINs inklusive Strichcode-Erstellung. Einzige Voraussetzung: Mitgliedschaft bei GS1 Switzerland.
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:
GS1 Switzerland
Marco Schwarzenbach
Consultant GS1 System
Monbijoustrasse 68
CH-3007 Bern
+41 (0)58 800 72 62
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