BiG - Standards für das Gesundheitswesen

Auf Einladung der Fachgruppe Beschaffung im Gesundheitswesen (BiG) trafen sich im Universitätsspital Basel 170 interessierte Personen, mehr als 40 von ihnen als Vertreter namhafter Schweizer Spitäler, darunter die Universitätsspitäler Zürich und Basel, das Inselspital Bern, Solothurner Spitäler, das Kantonsspital St. Gallen usw. Das Gros der Teilnehmenden bildeten jedoch die Vertreterinnen und Vertreter von Medizinprodukteherstellern. Das Thema Stammdatenaustausch, Identifikation von Verpackungsstufen, Barcodierung und elektronischer Datenaustausch als Bausteine für effiziente Geschäftsprozesse scheint die Branche zu beschäftigen.

Kleine Fehler - grosse Ursache
Eröffnet wurde die GS1 Systemtagung Healthcare durch Christian Hay. Als Kenner der Branche führte der Moderator mit viel Charme und Geschick durch den Tag. Die Ausgangslage ist klar: Im Gesundheitswesen sind Kosteneffizienz, Transparenz und lückenlose Rückverfolgbarkeit gefragt. Aber gelingt der Spagat zwischen Kostendruck und Patientensicherheit? Laut Christian Hay stehen die Werkzeuge zur Verfügung: Die GS1 Standards bilden die Grundlage für effizientes Tracking und Tracing, Fälschungssicherheit und eine zuverlässige Logistik. Aber die Früchte der globalen Standards können nur geerntet werden, wenn diese entlang der gesamten Versorgungskette im Gesundheitswesen zur Anwendung gelangen. So verfolgt die Fachgruppe BiG das Ziel, den Beschaffungsprozess zwischen Spitälern und Lieferanten mittels GS1 Standards zu optimieren. Sie hat bis heute drei Positionspapiere verabschiedet. Die Teilnehmer verpflichten sich, das GS1 System im eigenen Unternehmen wie auch in der Zusammenarbeit mit den Geschäftspartnern einzusetzen.

"Nur gemeinsam und mithilfe von Standards können die Hürden im Beschaffungsprozess überwunden werden", resümierte der Tagungsleiter Christian Hay.

Die Umsetzung der Positionspapiere scheint auf den ersten Blick reine Fleissarbeit zu sein, entpuppt sich aber ziemlich schnell als recht komplex und hat Auswirkungen auf verschiedene Bereiche. Schon bei der eindeutigen Identifikation von Produkten und dem einheitlichen Verständnis über die Verpackungshierarchie eines Produkts bis hin zur Wahl des richtigen Datenträgers steckt der Teufel im Detail. Muriel Bekto von Mölnlycke Healthcare weiss davon ein Lied zu singen: Falscher oder fehlender Barcode auf den Verpackungen, schlechte Druckqualität, gleiche Identifikationsnummer für verschiedene Verpackungsstufen - eigentlich nur kleine Fehler, die aber in der Summe grosse Auswirkungen auf den gesamten Beschaffungsprozess haben. Auch Alexander Zoulkowski von Salzmann Medico hat damit seine Erfahrungen gemacht; als zusätzliche Fehlerquellen führte er neben vielen Schnittstellen auch fehlendes Bewusstsein und mangelndes Wissen der Beteiligten auf.

GS1 System in Reinkultur
Wie wichtig die Definition und Kennzeichnung der unterschiedlichen Verpackungsstufen ist, zeigte Sven Inäbnit von Roche Pharma Schweiz in seinen Ausführungen. Über sämtliche Verpackungsstufen, also von der Patientenabgabeeinheit bis hin zu logistischen Gebindestufen wie 10er- oder 50er- Karton, wird bei Roche das GS1 System eingesetzt. Jeder standardisierten Einheit wird eine eigene GTIN (Global Trade Item Number) zugewiesen. In Kombination mit der Seriennummer, dem Verfall- und Produktionsdatum sowie der Batchnummer werden die Informationen im GS1 DataMatrix dargestellt. Einen dreistelligen Millionenbetrag investiert das Unternehmen, um den Verpackungsprozess bis Ende 2015 weiter zu optimieren, die Nullfehlertoleranz sicherzustellen und die Fälschungssicherheit zu garantieren. Die eindeutige und fehlerfreie Kennzeichnung sämtlicher Einheiten bildet für alle Teilnehmer der gesundheitlichen Versorgungskette eine notwendige Grundlage zeitgemässer Warensteuerungssysteme und erhöht die Patientensicherheit.

Korrekte Stammdaten sind das A und O
Wissen ist Macht. So unrecht hatte der englische Philosoph Francis Bacon gar nicht. Informationen in Form von Stammdaten sind das Herzstück jedes Unternehmens. Sie liefern wichtige Anhaltspunkte für Unternehmensentscheidungen und bilden die Grundlage für die Abwicklung von Geschäftsprozessen. Trotz dieser Erkenntnis läuft es in Sachen Stammdaten nicht rund. Es fehlt an der Qualität und an der Durchgängigkeit der Stammdatenprozesse. Und so führen fehlende, nicht korrekte oder veraltete Stammdaten zu falschen Entscheidungen und behindern den Geschäftsprozess. Die mangelnde Stammdatenqualität in der Branche ist auch die grösste Hürde bei der Umstellung auf den elektronischen Datenaustausch. Auch hier leisten Standards einen wesentlichen Beitrag zur Prozessoptimierung.
Im Rahmen der Fachgruppe BiG wurden die Produktinformationen und ein einheitliches Datenaustauschformat für Stammdaten und Preise definiert. «Als erstes Unternehmen haben wir dieses Format implementiert», erklärte Thomas Sidler von Johnson & Johnson Medical. «Wir stellen die strukturierten Stammdaten ¸üer die Clearingstellen Medical Columbus AG und GHX unseren Partnern zur Verfügung. Die Aktualisierung erfolgt regelmässig jeden Samstag.»
Auch Fritz Schiesser von der Hirslanden Gruppe warnte vor Insellösungen und betonte: «Nur mit den GS1 Standards können effiziente Prozesslösungen umgesetzt, die Patientensicherheit erhöht und die Rückverfolgbarkeit der Produkte realisiert werden.» Aber der Weg bleibt steinig. Seit 18 Jahren setzt sich Schiesser für die GS1 Standards im Gesundheitswesen ein. Trotz aller Bemühungen präsentiert sich die Situation im Spital wie folgt:

• Individuelle Datenaustauschformate
• Das Artikelsortiment ist nicht vollständig mit einer GTIN hinterlegt
• Doppelvergabe von GTINs
• Falsch hinterlegte Mengeneinheiten
• Verwendung von gleichen GTINs, egal für welche Verpackungsstufe

Diese Tatsachen verursachen beim Spital einen hohen Arbeitsaufwand und binden kostbare Ressourcen. «Geplant war, mit E-Commerce weniger Aufwand zu haben, es resultierte jedoch ein deutlicher Mehraufwand», so Fritz Schiesser. Er beendete seinen Vortrag mit den Worten: «Die Standards sind vorhanden, sie müssen nur genutzt werden.»
Es verwundert nicht, dass auch das Universitätsspital Basel (USB) mit den gleichen Problemen zu kämpfen hat. «Der heutige Stammdatenaustausch ist sehr zeit- und kostenintensiv, denn jeder Lieferant und jedes Krankenhaus definiert seinen eigenen Standard», erklärt Martin Brunner. Er liefert auch gleich eine ganze Palette an Problemen, mit denen sich der Leiter Einkauf des USB und Präsident von Medsupply konfrontiert sieht. Auch hier verursacht der nicht regelkonforme Einsatz des GS1 Systems einen immensen administrativen Aufwand. So weisen unterschiedliche Produkte dieselbe Identifikationsnummer (GTIN) auf, die Kennzeichnung der Verpackungshierarchien entspricht nicht den Vorgaben und Richtlinien von GS1, die übermittelten Stammdaten sind nicht vollständig, weisen unterschiedliche Feldstrukturen auf und werden zudem in unterschiedlichen Übertragungsformaten angeliefert.

«Bei der Lieferantenauswahl achten wir auf die Einhaltung der GS1 Standards.»

Mit dem von der Fachgruppe BiG verabschiedeten Datenaustauschstandard und der Verwendung eines einheitlichen Stammdatensets erhofft sich Brunner, einen kosteneffizienten Beschaffungsprozess ohne Medienbruch zu erreichen. Mit der gemeinsamen Sprache wird nicht nur eine wichtige Voraussetzung für einen effizienten Warenfluss geschaffen, sondern auch die Nach- und Rückverfolgbarkeit im Sinne der Patientensicherheit garantiert. Deutlich auch das Schlussvotum von Brunner: «Bei der Lieferantenauswahl achten wir auf die Einhaltung der GS1 Standards.»

Gehegt und gepflegt
Marcel Ducceschi, Leiter Supplier Systems, IT-Verantwortlicher Departement Marketing, Migros-Genossenschafts-Bund, lenkte mit seinen Ausführungen den Blick der Teilnehmenden über den Tellerrand hinaus. Ein zentraler Leitgedanke zeigt die Bedeutung des Stammdaten-Managements bei Migros: «Alle statischen Informationen, die zu einem Artikel bestehen und im Produktlebenszyklus gewonnen wurden und werden, sind innerhalb des Stammdaten-Managements und der dabei involvierten Systeme erreichbar. Unser Fokus ist die Unterstützung der Beschaffungs- und Logistikprozesse und die Informationsversorgung der Vertriebskanäle.» Getrieben von dieser Philosophie, führt die Migros ein erfolgreiches Produktdaten-Management von über 600 000 Positionen und stellt so dynamisches Produktwissen zur Verfügung anstelle redundanter Informationsruinen.
«Nur gemeinsam und mithilfe von Standards können die Hürden im Beschaffungsprozess überwunden werden», resümierte Christan Hay. Die Fachgruppe BiG hat auf Basis der GS1 Standards wichtige und verbindliche Grundlagen geschaffen, und die Teilnehmer setzen sich für deren regelkonforme Umsetzung ein. Der Roundtable der Fachgruppe hat sich bewährt, denn er bringt die wichtigsten Stakeholder der Branche zusammen.

Joachim Heldt