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Mobilie Datenerfassung: Schlüssel zum Erfolg

Geschäftsleiter Jiri Cerny, ICS Identcode Systeme AG aus Pfäffikon ZHDie ICS Identcode Systeme AG aus Pfäffikon ZH befasste sich beim KSSG-Projekt vornehmlich mit Barcode-nahen Aspekten der IT. Geschäftsleiter Jiri Cerny stellt fest, wie wichtig Auswahl und Programmierung der mobilen Geräte für den Betriebsalltag waren.

GS1 network: Welche Aufgabe hatte ICS beim Projekt «LOGISTIK 2010»?
Jiri Cerny: Die Aufgabe von ICS bestand darin, den optimalen, unterstützenden Einsatz des Barcodes im Projekt sicherzustellen. Wir leisteten die Beratung bei der optimalen Auszeichnung der Lagerplätze, erledigten die Auswahl der geeigneten mobilen Lesegeräte, die ergonomische Gestaltung der Bedienoberfläche und die Sicherstellung einer zuverlässigen, hoch verfügbaren automatischen Datenkommunikation zwischen den mobilen Geräten und dem SAP. Mithilfe der gesammelten Daten wird der ganze Materialfluss im SAP erfasst und so sichergestellt, dass die Bestände von Medikamenten und medizinischen Verbrauchsmaterialien in den verschiedenen Lagerorten und Abteilungen immer wieder nachgefüllt werden.

Welche der ICS-Kompetenzen haben Sie bei der Bewerbung besonders betont?
Die Kompetenz in allen Aspekten und Bereichen der Barcodetechnologie, also Etikettendruck, Barcode-Erfassung, Verbrauchsmaterialien, Projektleitung, Implementierung, Eigenentwicklung der Programme auf den mobilen Geräten und der Kommunikationssoftware.

Von welchen bisherigen Projekterfahrungen konnten Sie profitieren?
In unserer fast 25-jährigen Firmengeschichte haben wir zahlreiche Projekte zur Barcode-Einführung in verschiedenen Branchen wie Industrie, Spitäler, Pharma und anderswo realisiert. Bei all diesen Projekten haben wir festgestellt, dass der frühe Einbezug der Anwender für die Akzeptanz der Lösung ein wichtiger Erfolgsfaktor ist.

Wie haben Sie die Steuerung des Gesamtprojekts erlebt?
Das Gesamtprojekt wurde gemäss Projektplan abgewickelt und termingerecht in Betrieb genommen. Dank der klaren Strukturierung des Gesamtprojekts konnten wir uns auf unser Teilprojekt konzentrieren. Die Koordination durch den kundenseitigen Projektleiter erfolgte so, dass wir vom Gesamtprojekt nicht gross tangiert wurden. Die Ergebnisse wurden klar dokumentiert und in Protokollen festgehalten.

Wie war die Management-Schnittstelle geregelt?
Kundenseitig war ein verantwortlicher Projektleiter unser direkter Ansprechpartner, der die Koordination und Abklärungen mit den anderen Schnittstellen kompetent abklärte und definierte. Vor allem hat er die Anforderungen der einzelnen Abteilungen intern abgeklärt und die Vorbereitungen für die Inbetriebnahme mit den internen Abteilungen koordiniert.

Wie würden Sie Ihren Projektanteil charakterisieren?
Wir glauben, dass wir mit der mobilen Datenerfassung einen wesentlichen Anteil zum Gelingen des ganzen Projekts beigetragen haben. Die Benutzer können die Daten ohne Zeitverlust erfassen und müssen sich nicht am PC mit Nachbestellungen von Medikamenten und/oder medizinischen Verbrauchsmaterialien beschäftigen.

Welches waren darin die Schwerpunkte?
Ein wesentlicher Punkt war die Auswahl der richtigen Geräte in diversen Sitzungen mit den betroffenen Abteilungen. Die künftigen Nutzer wurden voll in die Evaluation des Projektteams eingebunden; damit konnte eine hohe Akzeptanz erreicht werden. Dabei wurden alle ergonomischen Eigenschaften der Geräte und die Anforderungen des Betriebsalltags aufgenommen, beurteilt und bewertet. Die nächste Herausforderung war die Definition der Schnittstellen und der Bedieneroberflächen. Nicht zuletzt waren eine stabile Implementierung der Applikation und die automatische Softwareaktualisierung auf den Geräten sowie die enge Begleitung in der Test-und Pilotphase wichtig.

Ihre Geräte sind die Schnittstelle zu den Alltagsnutzern. Wie tragen Sie diesem Aspekt Rechnung?
Die Bedienung und Handhabung der Geräte muss für den Benutzer so einfach wie möglich sein. Der Bediener arbeitet innerhalb seines Menüs und wird von einer Eingabe zur nächsten geführt, sodass er keine relevanten Daten vergessen kann, die bei der Verarbeitung im SAP zu Fehlern führen. Bei Fehleingaben sieht der Benutzer klare Fehlermeldungen, die ihm weiterhelfen. Der Datenaustausch mit dem SAP wird dann automatisch mit dem Einstecken der Geräte in die Ladestation ausgelöst, sodass der Benutzer nicht vergessen kann, die erfassten Daten wieder ans SAP zu übermitteln.

Was galt es bei der Implementierung einerseits technisch, andererseits benutzerseitig zu beachten?
Je nach Nutzerkreis haben wir passende Geräte ausgesucht. Die Versorgungs-Assistenz und die Benutzer in der Apotheke und im Zentrallager haben ICS-MC 3090 mit grösserem Display und erweiterten Funktionalitäten erhalten; die industrietauglichen Geräte sollten auch Stürze unbeschadet überstehen. Für das sehr umfangreiche medizinische Fachpersonal wurden dagegen kleinere und leichte ICSDT-X7 ausgesucht, die sehr handlich und einfach bedienbar sind. Individuell für grosse und kleine Geräte entwickelte Programme machen anhand des eingestellten Einsatzortes nur die Menüs sichtbar, die der Nutzer dort benötigt. So kann er keine falschen Daten erfassen. Durch die Parametrierung der Programme können die Geräte innert kürzester Zeit für eine andere Aufgabe konfiguriert werden. Damit der Benutzer nach dem Scannen eines Barcodes die Eingabe mithilfe von Artikeltext verifizieren kann, sind auf allen Geräten Stammdaten hinterlegt. Das erlaubt auch das Scannen der EAN-Nummer auf der Packung bzw. der SAP-Nummer in Form des Strichcodes am Lagerplatz oder im Lagerfach, je nachdem, was gerade vorhanden ist. Das Gerät wandelt den gescannten Barcode in eine für das SAP verständliche Nummer um. Mithilfe der Stammdaten wird zudem verhindert, dass fremde Barcodes eingelesen werden, die im SAP zu Fehlern führen könnten. Damit nicht unabsichtlich Systemeinstellungen verändert werden, hat der Anwender keinen Zugriff auf das Betriebssystem und seine Komponenten.

Welche grösseren Herausforderungen galt es im Projektverlauf zu bewältigen?
Die Kommunikationssoftware musste so installiert werden, dass sie bei einem Ausfall des Servers innert kür-zester Zeit wieder funktionsbereit auf einem Ersatzrechner installiert ist. Ferner müssen die sehr dynamischen Stammdaten täglich automatisch auf alle Geräte geladen werden, damit immer die neusten Artikel verfügbar sind. Der Benutzer darf dabei trotz der grossen Datenvolumen nicht lange warten müssen. Ausserdem müssen die Geräte so eingestellt werden können, dass sie nicht nur mit dem produktiven System arbeiten, sondern auch mit dem Testsystem. Dieses wird vor allem bei Schulungen eingesetzt und zum Austesten von neuen Anforderungen.

Ergaben sich irgendwelche unerwarteten positiven Effekte?
Durch die Virtualisierung des Kommunikationsservers konnte auf den Einsatz eines Reservesystems verzichtet werden.
Konnte das Projekt mit den dafür vorgesehenen Ressourcen seitens ICS erledigt werden?
Ja, mit den vorgesehenen Ressourcen konnten wir das ganze Projekt termingerecht abwickeln.

Was empfehlen Sie, wenn man über ähnliche Projekte nachdenkt, in Sachen externe Partner zu beachten?
Eine wichtige Rolle spielen die involvierten Projektpartner. Es ist wichtig, dass sie sich auf der zwischenmenschlichen Ebene gut verstehen, teamfähig sind und projektgerichtet arbeiten können. Für ein Projekt von diesem Umfang ist deshalb nicht nur der Preis wichtig, sondern vor allem auch der Erfahrungsschatz und die Referenzen des externen Partners.

Welche Aspekte scheinen Ihnen noch wichtig zu erwähnen?
Ein sehr grosser Teil der Projektarbeit wurde in die Erstellung des Pflichtenhefts, die Definition der Schnittstellen und die Auswahl der richtigen Geräte gesteckt. Dadurch mussten keine oder nur minimale Änderungen im Verlaufe des Projekts vorgenommen werden. 

Die Fragen stellte Alexander Saheb.

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