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IVF Hartmann goes digital

Pflegerin mit SeniorinDigitale Helfer werden in unserem Leben immer wichtiger. Auch im Pflegebereich gibt es neue Entwicklungen, die die Prozesskosten markant senken. IVF Hartmann erweiterte mit der Webplattform «Hartmann easy» seine Schlüsselkompetenz im Bereich von medizinischen Verbrauchsgütern. Das Herzstück ist das geplante Logistikzentrum in Neuhausen.

Die IVF Hartmann AG produziert und vertreibt seit bald 150 Jahren medizinische Verbrauchsgüter wie Produkte zur Wundbehandlung, Inkontinenzversorgung und zur Desinfektion. Die Produktepalette zählt mehr als 3500 Artikel, darunter bekannte Produkte wie DermaPlast oder das Desinfektionsmittel Sterillium. Der Hauptsitz befindet sich in Neuhausen am Rheinfall. Die 350 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwirtschaften rund 140 Millionen Franken. Davon entfallen zirka 25 Prozent auf den Standort Neuhausen. Hier werden auch moderne Wundprodukte entwickelt, produziert und exportiert.

Das Kundenportfolio reicht von niedergelassenen Ärzten, Spitälern, Altersund Pflegeheimen über Spitex-Organisationen, Apotheken und Drogerien bis hin zum Einzelhandel. Seit 1993 gehört das Unternehmen zur internationalen Hartmann Gruppe mit Sitz in Heidenheim, Deutschland. Der Konzernumsatz beträgt rund 2 Milliarden Euro und weltweit beschäftigt die Gruppe mehr als 10 000 Mitarbeitende. Die Mitarbeitenden der IVF Hartmann AG arbeiten kontinuierlich daran, Ideen für das Heilen und Pflegen zu entwickeln, um ihren zahlreichen Kunden ein zuverlässiger Partner mit hoher medizinischer Kompetenz sein. Dazu zählen nicht nur Produkte, sondern auch digitale Dienstleistungen/Solutions in Kombination mit schlanken und effizienten Prozessen, die der Kostenentwicklung im Gesundheitswesen entgegenwirken.

Einfache, digitale Beschaffung
Der Kostendruck und die Personalknappheit sind im Pflegebereich enorm hoch. Bis 2030 werden im Gesundheitswesen rund 65 000 Pflegefachpersonen fehlen. Digitale Anwendungen sollen dem Pflegepersonal mehr Zeit für die eigentliche Kernaufgabe, die Pflege, verschaffen. Vor diesem Hintergrund und im Zuge der eigenen Digitalisierungsstrategie lancierte das Unternehmen IVF Hartmann AG bereits im Jahr 2017 die Webplattform «Hartmann easy». «Mit der Plattform werden bis zur Hälfte der Prozesskosten im Einkauf und in der Logistik eingespart», erklärt Edward Mulder, Head of Digitalization bei IVF Hartmann AG.

Der webbasierte Multilieferanten-Marktplatz besteht aus vier Modulen. Zentraler Bestandteil ist die Applikation easyOrder. Hier werden alle Produkte aus dem Sortiment vorgehalten. Als eindeutige Produkteidentifikation dient die Global Trade Item Number (GTIN). Dank strategischen Partnerschaften unter anderem mit Puras AG werden auch zahlreiche Artikel von Drittlieferanten angeboten. «Die GS1 Standards ermöglichen einen durchgängigen Purchase- to-Pay-Prozess, also von der Bestellung bis zur Bezahlung», so Mulder. Zeitintensive Prozesse gehören der Vergangenheit an, denn mit easyOrder werden sie vereinfacht, zusammengefasst und zentral koordiniert. Pflegeinstitutionen können ihre Bestellungen einsehen und ergänzen. Mit der Plattform erzielt das Unternehmen bereits fast 30 Millionen Franken Umsatz, Tendenz steigend; erwartet werden weiterhin zweistellige Wachstumszahlen

Lieferung nach Mass
Seit Anfang Mai 2019 steht easyHome- Care zur Verfügung. Mit dem Modul werden vor allem Spitex-Organisationen entlastet, denn es ermöglicht, die sonst zeit- und kostenintensiven Planungs- und Beschaffungsprozesse pro Bewohner zu optimieren. Die Applikation verfügt über eine Schnittstelle zur Klienten- und Leistungsverwaltung – direkt aus der Spitex-Software heraus. Mit nur einem Klick werden die Daten der Pflegeperson in das Hartmann- System übernommen und fortgeschrieben. Verfügt das Pflegeinstitut über keine eigene IT-gestützte Leistungserfassung, können die Klientendaten auch direkt in der Hartmann-Software erfasst werden.

Nach der Leistungserfassung wird das Pflegepersonal automatisch auf die Bestellplattform weitergeleitet, wo es die benötigten Produkte an medizinischen Verbrauchsgütern und Pflegematerialien für den Kunden aus dem Gesamtsortiment auswählen oder auf den hinterlegten Produkteplan zugreifen kann. «easyCare ist die klientenspezifische Variante von easyOrder», resümiert Mulder. Die benötigten Produkte werden in den Warenkorb gelegt und eine von drei Liefervarianten wird gewählt. So kann wahlweise die Lieferung direkt zum Klienten nach Hause oder zum gewünschten Spitex-Stützpunkt erfolgen.

Bei der dritten Variante werden alle kundenbezogenen Bestellungen konsolidiert und zusammen mit der kundenbezogenen Verteilliste an die entsprechende Spitex-Niederlassung geliefert. Des Weiteren kann der Besteller auch den Lieferrhythmus, die Liefertage oder ein Wunschlieferdatum festlegen.

Die gelieferten Produkte werden einmal pro Monat in einer Sammelrechnung fakturiert. Diese liefert alle nötigen Informationen inklusive der Höhe des gewählten Selbstanwendungsbereichs, um die Abrechnung mit Krankenkassen und Kostenträgern so einfach wie möglich zu gestalten. Am Schluss werden die Daten über die Standardschnittstelle wieder zurück in die Spitex-Software übermittelt.

Tablar und Multishuttle
Mit der neuen Generation von easyShelf bietet IVF Hartmann auch ein Tool für die Bestandserfassung und Bestellauslösung für die moderne OP-Logistik an. Ein vollautomatisiertes Bestandsund Lagermanagement auf der Basis einer IoT-Lösung (Internet of Things) ermöglicht eine optimale Stationsversorgung und das ohne Scanner. Mithilfe von ins Lagerregal integrierten Waagen erkennt das System den aktuellen Bestand des Stationslagers, ermittelt selbstständig, welche Produkte nicht mehr in genügender Anzahl vorhanden sind, und bestellt diese automatisch.

Das Prinzip ist einfach. Jeder Artikel wird mit seinen Stammdaten erfasst. Dazu gehört auch das spezifische Gewicht jeder Einheit. Die Vermessung der Produkte erfolgt digital und mit präziser Sensorik. In Verbindung mit intelligenter Software werden der aktuelle Bestand sowie der durchschnittliche Verbrauch ermittelt und ein automatischer, transportoptimierter Nachbelieferungsprozess wird ausgelöst. IVF Hartmann setzt für die Weitergabe der Bestelldaten das standardisierte Nachrichtenformat GS1 XML ein. «Der GS1 XML Standard erleichtert den elektronischen Datenaustausch für alle Beteiligten », erklärt Mulder.

Um der steigenden Produktnachfrage und den sich daraus ergebenen logistischen Anforderungen gerecht zu werden, wird gerade ein vollautomatisiertes Kleinteilelager in Neuhausen gebaut. Der Spatenstich für das moderne Logistikzentrum ist bereits erfolgt. Der Neubau soll bis Ende 2020 fertiggestellt werden. Die Gesamtkosten für das zweigeschossige Lager betragen fast 20 Millionen Franken. Das Kernstück der Anlage ist das dreigeschossige Tablarlager mit Multishuttle-System. In Zukunft übernehmen 60 Shuttles die automatische Ein- und Auslagerung der Waren. Für IVF Hartmann ist der Neubau die logische Konsequenz, um dem wachsenden Onlinehandel und der strategischen Ausrichtung gerecht zu werden.

Joachim Heldt

 

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